La certification ISO 27001 implique pour de nombreuses entreprises de nouvelles exigences, de nouvelles obligations de documentation et de nouveaux logiciels. Dans le cadre de cette certification, l’entreprise NetAachen a dû relever le défi de structurer l’enregistrement de ses visiteurs de manière systématique et transparente. Les postes de travail et les places de parking étaient déjà réservables en ligne. La solution la plus évidente aurait été un outil séparé de gestion des visiteurs. Mais c’est précisément ce que NetAachen souhaitait éviter.

"Il était important pour nous de ne pas utiliser plusieurs solutions, mais une solution tout-en-un" déclare Daniel Knuppertz, responsable IT chez NetAachen.

Plutôt que de mettre en place une solution isolée supplémentaire, NetAachen a fait le choix délibéré d’une approche globale : un système de réservation qui réunit la gestion des ressources et la gestion des visiteurs .

La société NetAachen

NetAachen est un fournisseur de services Internet, de communication et informatiques dans la région d’Aix-la-Chapelle, Düren, Heinsberg et de l’Eifel. En tant qu’entreprise informatique solidement implantée dans la région et comptant environ 130 collaborateurs, NetAachen accorde une grande importance à un environnement système sûr et intégré, qui soutient le quotidien professionnel de manière fiable. Depuis début 2025, l’entreprise utilise le système de réservation anny sur deux sites. Daniel Knuppertz accompagne les systèmes techniques depuis la sélection jusqu’à l’implémentation. Il en va de même pour le déploiement d’anny.

Enregistrement des visiteurs conforme à la norme ISO sans logiciel supplémentaire

La situation initiale de NetAachen était claire : pour une gestion des visiteurs conforme à la norme ISO, il fallait mettre en place un système. Mais davantage d’interfaces et une charge de maintenance plus élevée due à un système supplémentaire n’étaient pas une option. Une solution globale était recherchée, capable de :

Couvrir tous les cas d’usage, de la gestion des places de parking et des postes de travail jusqu’à l’enregistrement des visiteurs
Centraliser tous les processus et les rendre pilotables
S’intégrer de manière fluide à l’environnement système existant

Dans ce cadre, le raccordement à la plateforme centrale d’identité était une condition essentielle pour pouvoir gérer de manière uniforme la connexion, les autorisations et les droits de réservation.

NetAachen mise sur un système de réservation centralisé

Avec anny, NetAachen a trouvé exactement la solution adaptée : un logiciel centralisé qui rassemble toutes les ressources et tous les processus. Aujourd’hui, l’entreprise peut non seulement réserver des postes de travail, des places de parking et des véhicules de pool, mais aussi digitaliser l’ensemble de la gestion des visiteurs, y compris la solution de borne. anny est devenu un élément incontournable du quotidien des collaborateurs de NetAachen :

Le matin, une place de parking et un poste de travail sont réservés
Lors des rendez-vous externes, un véhicule de pool est réservé
Les visiteurs sont enregistrés et accueillis via anny

De la réservation des ressources à l’enregistrement sur site, tous les processus s’enchaînent sans rupture. La réservation se fait de manière flexible via smartphone, grâce à l’intégration Microsoft Teams ou dans l’interface web. Les collaborateurs de NetAachen utilisent anny exactement là où ils travaillent déjà.

Disponibilité intelligente : reliez vos ressources de manière optimale

Grâce à la fonctionnalité Smart Availability, plusieurs ressources peuvent être dépendantes les unes des autres dans anny, de sorte qu’elles n’aient pas à être sélectionnées individuellement lors du processus de réservation. Qu’il s’agisse d’une place de parking associée à un poste de travail, d’un véhicule lié à un rendez-vous ou d’une visite assortie d’exigences de sécurité prédéfinies : anny permet de créer des scénarios personnalisés sans perdre en clarté. L’intégration à la plateforme centrale d’identité de NetAachen assure également aujourd’hui une gestion des utilisateurs fluide et sécurisée, poursuit Daniel Knuppertz :

« Ce que nous apprécions particulièrement chez anny, c’est la flexibilité avec laquelle nous pouvons relier les ressources et les services entre eux. »

Forte taux d’occupation des réservations et gestion transparente des ressources avec anny

anny fait partie intégrante du quotidien chez NetAachen. Cela se voit surtout à travers un fort taux d’occupation des ressources.

Cela ressort particulièrement lorsqu’il s’agit des places de parking. Les places de parking comptent chez NetAachen parmi les ressources les plus demandées. Grâce aux données d’occupation dans le tableau de bord, anny apporte de la transparence. NetAachen peut ainsi analyser précisément quelles ressources sont occupées à quel niveau et piloter les capacités disponibles en fonction des besoins.

Forte adoption grâce à une prise en main simple et une intégration fluide

Le fort taux d’utilisation reflète également l’adhésion interne. Déjà avant l’introduction d’anny, les collaborateurs de NetAachen avaient l’habitude de réserver leurs postes de travail dans un système de réservation.

Le déploiement structuré d’anny a contribué à une adoption rapide. Pour le déploiement, NetAachen a utilisé les vidéos de formation et d’onboarding mises à disposition, qui ont facilité la prise en main pour les collaborateurs. Lors de l’implémentation technique, notamment pour la connexion à la plateforme centrale d’identité, les articles du centre d’aide mis à disposition par anny ont également apporté leur soutien. Aujourd’hui, l’utilisation via anny se fait donc de manière tout à fait naturelle – que ce soit pour la réservation de places de parking, de postes de travail ou pour l’enregistrement numérique des visiteuses et visiteurs. L’utilité immédiate au quotidien fait qu’anny n’est pas perçu comme un système supplémentaire, mais comme un élément fonctionnel de NetAachen.

Du projet de certification à une solution durable : l’exigence ISO comme opportunité pour clarifier vos processus

Pour NetAachen, la certification ISO n’a pas signifié une complexification supplémentaire du système, mais une évolution de son organisation et de ses processus. Au lieu de mettre en place des outils parallèles, anny a permis de créer un point central qui réunit la gestion des ressources et l’enregistrement des visiteurs.

Aujourd’hui, les collaborateurs bénéficient de processus de réservation clairement structurés et d’une solution qui s’intègre parfaitement à leur quotidien professionnel.

À la question de savoir ce qu’il conseillerait aux entreprises qui envisagent d’adopter anny comme système de réservation, Daniel Knuppertz répond sans détour : « À faire absolument. »

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