Avec la transformation de notre monde du travail et l’évolution des attentes des collaborateurs envers leur employeur, un modèle de travail privilégié se dessine clairement : le modèle de travail hybride.

À qui s’adresse ce guide sur le travail hybride ?

Lorsque les dirigeants envisagent la transition vers un mode de travail hybride, ils se trouvent souvent dans l’une des situations suivantes :

A) L’entreprise souhaite offrir à ses collaborateurs davantage de flexibilité afin d’améliorer l’équilibre vie professionnelle-vie privée et la productivité, tout en restant compétitive sur le marché de l’emploi.
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B) L’entreprise est en croissance. Les coûts liés à de nouveaux locaux de bureau ou à la transition vers des postes de travail flexibles doivent être évalués.
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C) L’entreprise souhaite réduire la surface de bureau existante, afin de diminuer les coûts d’exploitation et l’empreinte carbone.

D) L’entreprise souhaite créer une culture de travail motivante et inspirante. Le rôle du bureau doit évoluer pour devenir un lieu de travail attractif et un lieu d’échange.

Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ? Alors le Guide du travail hybride pas à pas : réussir la transformation vers le travail hybride, avec exemple pratique sera un allié précieux.

Qu’est-ce que le travail hybride ?

Le travail hybride signifie qu’une entreprise offre à ses collaborateurs la possibilité d’exercer leur activité depuis différents lieux. Le bureau reste à leur disposition ; ils peuvent travailler depuis chez eux ou depuis un « troisième lieu de travail », par exemple un espace de coworking.

Il s’agit essentiellement d’un mélange de travail au bureau et à distance. Dans ce modèle, les collaborateurs ne travaillent pas exclusivement au bureau ou à domicile, mais disposent de la flexibilité nécessaire pour passer d’un environnement de travail à l’autre. Cela signifie qu’ils peuvent être présents au bureau certains jours, par exemple pour tenir des réunions ou rencontrer leurs collègues, et travailler à domicile d’autres jours afin de se concentrer sur des tâches nécessitant moins de distractions ou de s’occuper d’affaires personnelles.

Le modèle de travail hybride a en outre un impact sur ces 4 domaines d’une entreprise :

Espace (Conception du poste de travail moderne)
Culture (Confiance et flexibilité)
Digitalisation (Communication et organisation)
Inclusion (Équité et promotion de la diversité)

Quels sont les avantages du travail hybride ?

Le travail hybride est aujourd’hui la forme de travail la plus appréciée du point de vue des employés. Cela s’explique par le fait que les collaborateurs tirent parti du travail hybride et que ce mode de travail correspond à leurs attentes professionnelles. Parmi les avantages pour les employés, on compte :

Plus de flexibilité : Le travail hybride offre aux collaborateurs la flexibilité nécessaire pour organiser leur journée de travail selon leurs besoins et leurs priorités. Ils peuvent adapter leurs horaires et leur lieu de travail à leurs exigences individuelles, ce qui peut contribuer à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
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Productivité accrue : Les collaborateurs peuvent être plus productifs lorsqu’ils travaillent dans l’environnement de travail qu’ils préfèrent. S’ils travaillent dans un cadre calme ou disposent de temps pour leurs tâches personnelles, ils peuvent mieux se concentrer sur leur travail et travailler plus efficacement.
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Moins de temps de trajet : Le travail hybride peut contribuer à ce que les collaborateurs passent moins de temps dans les trajets domicile-travail et disposent ainsi de plus de temps pour leur travail, leur famille ou leurs loisirs.
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Meilleure santé et sécurité : Le travail hybride peut contribuer à rendre les collaborateurs plus en bonne santé et en sécurité, en leur permettant de passer moins de temps dans les trajets domicile-travail ou de travailler dans un environnement propice aux maladies.

Du point de vue des employeurs, d’autres avantages se dégagent :

Réduction des coûts : Le travail hybride peut aider les entreprises à réduire les coûts liés aux espaces de bureau et à d’autres dépenses opérationnelles.
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Vivier de talents plus vaste : Les entreprises peuvent recruter des talents partout dans le monde en proposant le travail hybride, ce qui peut favoriser une plus grande diversité au sein des équipes.
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Meilleure fidélisation et satisfaction des collaborateurs : La possibilité de travailler en mode hybride peut favoriser une plus grande satisfaction et productivité, ce qui peut avoir un effet positif sur la fidélisation et la rétention des collaborateurs.
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Autonomie des collaborateurs : L’autonomie des collaborateurs peut conduire à une motivation et un engagement accrus, car les collaborateurs disposent de plus de contrôle sur leur travail et peuvent l’adapter à leurs forces et compétences individuelles.

Globalement, le travail hybride offre aux entreprises la possibilité de réduire leurs coûts d’exploitation, d’élargir leur vivier de talents et d’améliorer la fidélisation et la satisfaction de leurs collaborateurs. En renforçant la productivité et en améliorant la santé et la sécurité de leurs équipes, les entreprises peuvent réussir durablement sur le long terme.

Préparation au travail hybride

La pandémie de Covid-19 a rendu le télétravail obligatoire, et de nombreuses entreprises y ont d’abord vu un défi presque insurmontable. La coordination difficile, une communication insuffisante et la crainte d’un manque de productivité de la part des employeurs ont conduit à des avis plutôt partagés sur le modèle de travail hybride.

Il est important de noter que nombre de ces préjugés reposent sur de fausses hypothèses et peuvent souvent être résolus grâce à des stratégies et des technologies adaptées. Le travail hybride exige toutefois aussi une certaine discipline et une bonne organisation afin de garantir que toutes les parties prenantes restent productives, efficaces et connectées.

La préparation nécessaire à cette transformation est la clé du succès. Une préparation adaptée permet à votre entreprise de choisir une forme de travail hybride qui correspond à l’organisation et à ses collaborateurs.

Évaluation du modèle de travail actuel

Lors du choix du bon modèle hybride, deux facteurs doivent être pris en compte : le lieu de travail et le temps de travail. Il convient d’évaluer ces facteurs pour votre entreprise, car le choix du modèle de travail dépend des besoins et des exigences de l’entreprise et de ses collaborateurs. Il est important de choisir le modèle qui correspond le mieux à la culture, aux valeurs et au mode de fonctionnement de l’entreprise, tout en offrant aux collaborateurs la plus grande flexibilité et autonomie possible afin qu’ils puissent accomplir leur travail efficacement. Le lieu de travail peut être défini comme suit :

Office First : Le bureau reste le lieu de travail principal et le télétravail n’est que rarement possible.

Partiellement flexible : Les membres de l’équipe ont la possibilité de travailler en dehors du bureau à des jours définis.

Entièrement flexible : Tous les membres de l’équipe bénéficient d’une flexibilité totale dans le choix de leur lieu de travail. Ils peuvent décider chaque jour s’ils souhaitent travailler à la maison, dans un espace de coworking ou au bureau.

Remote First : Il n’existe pas de bureau fixe et le télétravail est le mode de travail standard.

Le temps de travail peut être défini comme suit :

Fixe : Le temps de travail est défini de manière fixe. Cela peut être dû à des raisons opérationnelles ou sectorielles.

Partiellement flexible : Il existe des horaires fixes de base avec une possibilité supplémentaire d’horaires variables.

Entièrement flexible : Les collaborateurs travaillent avec une flexibilité totale du temps.

Lorsque les deux dimensions sont combinées, il devient rapidement évident qu’il existe de nombreux modèles de travail hybride différents. De même, une organisation d’entreprise n’est pas unidimensionnelle. Différents départements peuvent entraîner des exigences différentes.

Les besoins pouvant également évoluer, la décision concernant un modèle de travail ne devrait jamais être gravée dans le marbre.

Les besoins pouvant également évoluer, la décision concernant un modèle de travail ne devrait jamais être gravée dans le marbre.

💡 Évaluez votre modèle de travail actuel à l’aide des 2 dimensions que sont le lieu de travail et le temps de travail. Notez ensuite quel est votre modèle de travail cible et quelles attentes vous avez envers ce nouveau modèle.

Coûts ou économies de coûts avec le travail hybride ?

Une transformation implique toujours des investissements. Les coûts concrets ou les économies de coûts liés au travail hybride dépendent de facteurs individuels. Des coûts financiers apparaissent d’abord, par exemple pour les formations, l’équipement de bureau et, enfin, les nouvelles technologies.

Les économies réalisées grâce au travail hybride deviennent nettement perceptibles à long terme et font de ce nouveau mode de travail un modèle attractif et durable.

Frais de location : Si moins de postes de travail sont nécessaires, les entreprises peuvent éventuellement économiser sur les loyers en réduisant la surface de bureaux ou éviter de devoir louer de plus grands locaux en cas de croissance.
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Infrastructure : En réduisant le nombre de postes de travail au bureau, les entreprises peuvent économiser sur les coûts d’infrastructure tels que l’électricité, le chauffage et la climatisation.
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Frais de déplacement : Si les collaborateurs viennent moins souvent au bureau, ils peuvent également avoir moins de frais de déplacement, ce qui entraîne des économies pour eux et pour l’entreprise.
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Satisfaction : Une satisfaction accrue des collaborateurs peut contribuer à améliorer la fidélisation et la productivité des employés, ce qui réduit à son tour les coûts de recrutement et d’intégration de nouveaux collaborateurs.

Il convient de noter que, surtout en période de prix immobiliers élevés, le facteur des coûts de bureau ne doit pas être sous-estimé. Dans cette situation, il faut arbitrer : dans mon entreprise en croissance, est-il pertinent de louer davantage de surface de bureau ou de rendre l’espace existant flexible et modulable ? Il est souvent judicieux d’investir dans une technologie de réservation de poste de travail, afin de permettre une utilisation flexible.

Configuration technique et consignes

Le principe du Flex Desk et les politiques d’occupation des espaces de travail

Le principe du Flex Desk (également appelé hot desking) désigne la pratique permettant à plusieurs collaborateurs d’utiliser le même poste de travail sans qu’un bureau fixe leur soit attribué. À la place, un nombre limité de bureaux ou d’espaces de travail est mis à disposition et peut être utilisé selon les besoins par les collaborateurs.

L’équipement d’un Flex Desk doit être standardisé afin que chacun puisse travailler sans restriction sur n’importe quel Flex Desk. S’il existe malgré tout des équipements différents, par exemple dans certaines zones, ceux-ci doivent être signalés dans l’outil de partage de bureaux choisi.

Un Flex Desk est souvent soumis à une « Clean Desk Policy », une règle visant à ce que les collaborateurs maintiennent leurs espaces de travail propres et ordonnés. La « Clean Desk Policy » invite les collaborateurs à ranger leur poste de travail et à retirer leurs effets personnels, tels que des photos, des plantes ou des souvenirs, lorsqu’ils quittent leur bureau. Le Flex Desk peut ainsi être facilement réattribué au collaborateur suivant.

Évaluation des technologies existantes

Les collaborateurs ont besoin d’accéder aux applications, données et ressources de l’entreprise pour accomplir leur travail efficacement. Diverses technologies et outils cloud peuvent vous y aider.

Logiciel de visioconférence: Pour organiser des réunions entre collaborateurs sur site et à distance, vous avez besoin d’un logiciel de visioconférence fiable comme Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou Skype.
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Outils de gestion de projet: Des outils comme Trello, Asana ou Jira peuvent être utilisés pour planifier des projets, déléguer des tâches et suivre l’avancement de l’équipe.
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Stockage cloud: Des solutions de stockage cloud comme Dropbox ou Google Drive permettent aux collaborateurs d’accéder aux fichiers stockés au bureau, où qu’ils se trouvent.
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Outils de cybersécurité: Il est important de veiller à ce que les systèmes informatiques et les données soient protégés contre d’éventuelles cyberattaques. Investir dans des outils tels qu’un pare-feu, un VPN, un antivirus et l’authentification multifacteur peut y contribuer.
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Plateforme de desk sharing: Un outil de réservation de postes de travail comme anny permet aux collaborateurs de réserver un poste de travail ou une salle de réunion au bureau, puis de l’utiliser selon leurs besoins. Une carte interactive indique également où se trouve chaque collègue et favorise la collaboration.

Selon la taille de votre entreprise et vos exigences spécifiques, vous pourriez toutefois avoir besoin de nombreuses autres technologies pour un modèle de travail hybride et une configuration de travail à distance.

Mise en place d’une culture du travail hybride

Le passage à un modèle de travail hybride aura un impact sur la culture d'entreprise. La crainte est de perdre la cohésion entre les collaborateurs lorsque ceux-ci ne viennent plus au bureau. Ce risque peut être activement atténué grâce à une préparation et à des équipements adaptés. Il est également utile de sensibiliser les managers et les responsables d'équipe aux dangers du biais de proximité .

D'un autre côté, le travail hybride peut apporter beaucoup de bénéfices à la culture d'entreprise. Il renforce la culture en mettant l'accent sur la confiance, l'autonomie et la responsabilité. Les collaborateurs se sentent peut-être plus que jamais liés à l'entreprise, même s'ils ne sont pas au bureau tous les jours.

Surtout au regard des attentes actuelles des collaborateurs, il semble qu'un manque de formes de travail hybrides nuise davantage à la culture. Cela peut conduire à une « fuite des talents ».

Le bureau comme nouveau lieu de rassemblement

Avec le passage à un mode de travail hybride, le bureau prendra un nouveau rôle. Il restera un lieu central où les collaborateurs se réunissent pour travailler, communiquer et échanger. Il deviendra toutefois un point de rencontre important, en particulier pour les réunions d'équipe, les séances de brainstorming et les projets collaboratifs. Dans ce cas, le concept de bureau doit être conçu de manière à être plus flexible et polyvalent afin de répondre aux différents besoins des collaborateurs.

Pour répondre aux nouveaux besoins, un bureau hybride est souvent pensé en zones. Différentes zones servent à différents usages. Il existe ainsi des zones calmes pour un travail concentré, des espaces créatifs, des cabines de réunion pour des échanges 1:1 sans interruption et des zones où l'ensemble de l'équipe peut se retrouver.

La réaffectation des surfaces de bureau combinée au partage de bureaux peut conduire à réduire certaines surfaces ou à transformer d'anciens bureaux individuels en salles de réunion. Un logiciel de gestion des espaces et des postes de travail facilite les réservations et évite les doubles réservations entre collaborateurs. Une vue d'ensemble transparente garantit une occupation équilibrée de votre surface de bureau. Associée à un système de contrôle d'accès intégré, vous concevez un bureau moderne et numérique.