Diriger un centre multisports implique une forte complexité organisationnelle. Différentes disciplines sportives, des modèles de réservation flexibles, un accès en libre-service, la communication avec les clients ainsi que la facturation et les cas particuliers doivent fonctionner ensemble de manière fluide. Alors que les offres, les formats d’entraînement et les publics cibles ne cessent de se développer, la capacité administrative reste souvent inchangée. C’est précisément là que les systèmes classiques de réservation sportive atteignent leurs limites.

Avec anny, Hockey Factory peut absorber cette complexité de manière ciblée. Au lieu d’utiliser des logiques ou des outils distincts pour chaque sport, anny cartographie toutes les offres dans un système centralisé, basé sur les ressources. Ainsi, l’offre de Hockey Factory peut continuer à se développer sans que la charge administrative augmente.

Die Hockey Factory : du centre d'entraînement de hockey sur glace au concept multisport

Hockey Factory a été fondée à l’origine par Tim Ansink, son fondateur et propriétaire, comme un centre d’entraînement de hockey sur glace exclusivement dédié à cette discipline. Au fil du temps, elle est devenue un centre multisport moderne avec des terrains de padel, un espace d’entraînement athlétique pour les groupes, les clubs et les équipes, ainsi qu’une zone d’entraînement de hockey sur glace.

La particularité du concept de Hockey Factory réside dans la manière dont les réservations sont possibles. Ici, ce ne sont pas seulement des espaces entiers qui sont loués. Des surfaces partielles, des stations d’entraînement individuelles ou même des créneaux pour des particuliers peuvent également être réservés. Sur le plan administratif, l’exploitation est entièrement assurée par Tim. Tandis qu’il s’occupe du support client, de la maintenance du hall et de quelques cas particuliers, la majeure partie de l’organisation fonctionne de manière automatisée via anny.

« L’objectif était d’atteindre le plus haut degré d’automatisation possible. » - Tim Ansink

Pourquoi les systèmes de réservation sportive classiques atteignent ici leurs limites

Certains systèmes de réservation sportive sont fortement adaptés à des sports spécifiques. Ils sont donc souvent peu flexibles dans la logique de réservation. Pour des concepts polyvalents, comme celui de Hockey Factory, cela signifie des contournements manuels, plusieurs outils parallèles et une charge administrative en constante augmentation.

Lors de la recherche d’une solution adaptée aux réservations de Hockey Factory, il est rapidement apparu que de nombreux systèmes établis sur le marché ne conviennent pas au modèle de Hockey Factory. Avec anny, Hockey Factory a trouvé une solution qui ne raisonne pas en sports ou en services, mais en ressources. Des surfaces entières, des surfaces partielles, des créneaux individuels ou des réservations nominatives peuvent être modélisés avec flexibilité et gérés dans un système centralisé. C’est précisément cette logique qui a été déterminante dans la décision.

Voici à quoi ressemble le quotidien automatisé de Hockey Factory

Au quotidien, l’avantage de la logique basée sur les ressources se révèle particulièrement clairement. Les réservations, tous sports confondus, s’exécutent entièrement de manière automatisée. Les codes d’accès à l’installation sont générés via le système de serrure connectée Nuki et envoyés aux clients sans intervention manuelle. Même pour des réservations de dernière minute, les utilisateurs reçoivent automatiquement toutes les informations pertinentes, y compris des messages de bienvenue et des instructions claires.

Hockey Factory utilise anny bien au-delà de la simple solution de réservation. Les prestations additionnelles, comme les balles ou les crosses, sont modélisées dans anny sous forme d’add-ons et peuvent être réservées ultérieurement de manière flexible si nécessaire. La facturation est également parfaitement intégrée aux processus existants. Les réservations standard sont facturées directement via anny, tandis que les cas particuliers, comme les réservations saisonnières pour les clubs, font l’objet d’une facturation groupée. Grâce aux automatisations, aux webhooks et aux interfaces, ces factures sont transmises automatiquement à la comptabilité et comptabilisées directement dans DATEV. Le dispositif est complété par des systèmes connectés tels que le chat client.

La fonctionnalité Communauté dans anny est l’une des préférées de Tim. Elle lui permet de contrôler de manière ciblée quelles offres sont visibles pour quels groupes d’utilisateurs, afin d’adresser différents publics avec précision. Dans les installations à vocation sportive, les approches communautaires apportent une réelle valeur ajoutée. Elles offrent également davantage de transparence sur les personnes qui participent à quels cours ou à quelles offres, en particulier lorsque les utilisateurs évoluent au sein d’une même communauté. Cela renforce non seulement l’organisation, mais aussi le sentiment d’appartenance.

L’impact mesurable : seulement 1,5 heure d’administration par semaine

Le résultat avec anny est un processus opérationnel stable et fluide, qui fonctionne de manière fiable en arrière-plan et offre à Hockey Factory une flexibilité maximale avec une charge administrative minimale.

Le principal levier se voit dans le temps nécessaire. L’ensemble des opérations administratives de Hockey Factory représente environ 1,5 heure par semaine, répartie sur la journée. Les tâches se limitent généralement à quelques clics (p. ex. ajouter du matériel, consulter les codes de réservation ou saisir des réservations récurrentes). Pour un centre multisport avec une offre aussi variée, il s’agit d’un effort exceptionnellement faible. Cela montre très clairement l’impact qu’une gestion des ressources bien pensée et automatisée peut avoir sur le travail quotidien.

« La charge administrative hebdomadaire est d’environ une heure et demie. » - Tim Ansink

Forte adhésion des utilisateurs et collaboration fiable

Auprès des utilisateurs de Hockey Factory, anny est très bien accueilli. La fonction panier est particulièrement appréciée, car elle permet de combiner plusieurs réservations ou services complémentaires au cours d’un seul processus de réservation. Cette fonctionnalité est activement utilisée et représente une réelle valeur ajoutée pour de nombreux clients. Au début du déploiement, certains utilisateurs, en particulier dans le domaine du padel, ont dû s’habituer à réserver autrement que via le standard du marché déjà établi. Cependant, grâce à une communication claire et à des processus transparents, cette transition a pu être accompagnée efficacement.

La collaboration avec l’équipe anny, Tim la décrit comme très fiable. Grâce à son bagage technique, il s’est rapidement familiarisé avec le système ; les quelques questions de compréhension au début ont pu être clarifiées rapidement. Au quotidien, un support stable sur les sujets liés aux paiements est particulièrement important. En matière de remboursements ou d’avoirs, il est crucial que les problèmes soient résolus rapidement, car le niveau de service de l’entreprise en dépend directement. C’est précisément ce qui, du point de vue de Tim, fonctionne comme on l’attend idéalement.

« Lorsqu’un problème survient et que je vous écris, il est en général résolu chez le client dès le lendemain. » - Tim Ansink

L’automatisation comme véritable avantage concurrentiel

Hockey Factory démontre que les concepts multisports complexes ne doivent pas nécessairement être un cauchemar organisationnel. Avec la bonne logique système, même les offres les plus exigeantes peuvent être exploitées de manière efficace, évolutive et orientée client.

L’expérience de Hockey Factory montre clairement qu’anny convient parfaitement aux entreprises qui combinent différents types de ressources, ont besoin de logiques de réservation flexibles et souhaitent faire évoluer leur activité avec un minimum d’efforts administratifs. anny ne devient alors pas un outil supplémentaire dans la stack, mais le système d’exploitation en arrière-plan qui assure le bon fonctionnement du quotidien. Et c’est précisément là que l’automatisation déploie sa plus grande valeur stratégique.

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