Plus de 100 sites, plus de 1 400 collaborateurs, 1 000 postes de travail, 100 salles de réunion et une organisation répartie sur plusieurs villes : la Volksbank im Münsterland évolue dans une structure fortement décentralisée. De nombreux collaborateurs ne sont depuis longtemps plus liés à un poste de travail fixe, mais travaillent de manière flexible, y compris sur plusieurs sites. Comme toute évolution, celle-ci a aussi apporté son lot de défis : en l’absence d’un système centralisé, la gestion des postes de travail, des salles de réunion et d’autres ressources était souvent peu lisible. Les collaborateurs devaient se coordonner eux-mêmes, demander les disponibilités ou trouver spontanément des solutions sur place.

Avec anny, la Volksbank a trouvé une solution qui centralise l’ensemble des processus, couvre tous les cas d’usage et réduit en même temps de manière tangible la charge administrative.

L’entreprise Volksbank im Münsterland

La Volksbank im Münsterland compte parmi les plus grandes banques régionales d’Allemagne. Avec plus de 100 sites — des petites agences jusqu’aux grands centres administratifs — elle dessert une vaste zone d’activité.

Lisa Wolters travaille en tant que chargée de mission au sein de la gestion des infrastructures de la Volksbank im Münsterland et est notamment responsable de la gestion des surfaces. Avec son équipe, elle veille à ce que les sites fonctionnent, que les espaces de travail soient utilisés de manière pertinente et que les collaboratrices et collaborateurs puissent travailler de manière optimale, y compris sur plusieurs sites.

Concrètement, cela signifie :

Gestion et maintenance des bâtiments
Organisation et répartition des collaboratrices et collaborateurs ainsi que des postes de travail
Coordination de l’utilisation entre plusieurs sites

Le rôle de Lisa est donc déterminant lorsqu’il s’agit d’apporter de la structure à une organisation complexe.

Avant : beaucoup de coordination, peu de visibilité

Avant la mise en place d’un système centralisé à la Volksbank dans le Münsterland, la gestion des ressources reposait en grande partie sur des accords personnels. Quiconque souhaitait travailler sur un autre site devait s’organiser lui-même, souvent sans savoir au départ si un poste de travail était disponible.

« Alors, les collègues se rendaient tout simplement sur le site et demandaient : Avez-vous encore un poste de travail disponible ? » rapporte Lisa.

Ce qui semble d’abord pragmatique devient rapidement inefficace avec plus de 1 000 collaborateurs. Il manquait de la transparence et donc de la planifiabilité pour toutes les parties prenantes.

Le premier logiciel : une avancée – avec des limites claires

Pour structurer davantage ses processus, la Volksbank a mis en place un premier système de réservation. Cela lui a permis de résoudre des problèmes fondamentaux. Les collaborateurs pouvaient pour la première fois voir quels postes de travail étaient disponibles, les réserver à l’avance et mieux s’orienter, même sur des sites inconnus. Mais dans le quotidien, il est vite apparu que cette première solution posait de nouveaux défis.

« Le logiciel précédent comportait son lot de pièges et représentait pour moi surtout une charge de travail manuel très importante. »

En particulier, l’absence d’intégration et de synchronisation avec des systèmes existants comme Outlook compliquait inutilement de nombreux processus. Les nouveaux collaborateurs devaient être créés manuellement, les droits gérés individuellement et les modifications mises à jour activement. Il n’était pas non plus possible de réserver de manière centralisée différentes ressources.

« Avec l’ancien logiciel, on ne pouvait réserver que des postes de travail et il fallait passer à un autre système pour les salles de réunion. » explique Lisa.

S’y ajoutait le fait que des fonctions importantes manquaient, par exemple la possibilité de bloquer à l’avance des zones de travail, notamment en cas de travaux. Les ajustements ne pouvaient souvent être mis en œuvre qu’à très court terme, ce qui nécessitait une coordination supplémentaire.

« Nous devions créer chaque mois de nouveaux collaborateurs manuellement et gérer les droits. Cela demandait énormément de temps. »

Avec anny : moins d’efforts, plus de clarté et une véritable évolutivité

Avec le passage à anny, Volksbank im Münsterland a entièrement repensé sa gestion des ressources. Les processus, auparavant manuels, sujets aux erreurs et chronophages, sont aujourd’hui automatisés et pilotés de manière centralisée.

La synchronisation en temps réel avec Microsoft 365 et Outlook en constitue un élément central. Concrètement : la disponibilité des postes de travail et des salles de réunion est toujours à jour et les réservations s’enchaînent sans friction. Les doubles réservations ou les incohérences entre systèmes appartiennent ainsi au passé.

« On ne pouvait réserver que des postes de travail via l’ancien logiciel et il fallait passer dans un autre système pour les salles de réunion. »

La gestion des droits a également été considérablement simplifiée. Alors qu’auparavant les groupes d’utilisateurs devaient être gérés manuellement, avec des ajustements fastidieux lors des changements de service, anny s’en charge aujourd’hui via des communautés. Les collaborateurs sont automatiquement affectés aux bons groupes et ne voient que les ressources qui leur sont pertinentes.

« Lorsque les collaborateurs changeaient de service, je devais faire l’ajustement à la main — c’était toujours très chronophage. »

Un autre avantage déterminant se révèle dans la planification opérationnelle : grâce aux bloqueurs globaux, des sites ou des zones peuvent être verrouillés à l’avance, par exemple en cas de travaux. Pour la gestion des infrastructures, c’est un progrès considérable. Les changements peuvent ainsi être planifiés en amont et reflétés dans le système.

« Auparavant, nous ne pouvions pas définir à l’avance qu’une zone ne serait plus réservable à partir d’un certain moment — cela ne fonctionnait que le jour même. »

Pour les collaborateurs de Volksbank im Münsterland aussi, l’utilisation d’un logiciel de réservation s’est nettement améliorée grâce à l’introduction d’anny. Avec anny comme plateforme de réservation centrale, ils peuvent consulter et réserver des postes de travail et des salles de réunion sur l’ensemble des sites. Les cartes 3D interactives de tous les sites offrent en outre un repère supplémentaire, en particulier dans les lieux inconnus.

« Quand on se trouve sur un site inconnu, on s’oriente immédiatement et on sait directement où aller. »

La configuration de Volksbank im Münsterland est complétée par des écrans de salle qui indiquent directement sur place si une salle est occupée ou disponible. Les collaborateurs peuvent ainsi voir spontanément si une salle est libre, la réserver à court terme si besoin et l’utiliser immédiatement.

Ce qui représentait autrefois une charge administrative élevée et manuelle est aujourd’hui une solution légère et évolutive, qui grandit avec Volksbank im Münsterland et simplifie nettement le quotidien professionnel de toutes les personnes concernées.

Davantage de repères pour vos collaborateurs au quotidien

L’adoption d’anny à la Volksbank im Münsterland a été plus rapide que prévu au départ. Point particulièrement intéressant : l’équipe de Lisa a compté, pendant la phase de déploiement, combien de demandes de précisions émanaient des collaborateurs durant la phase de déploiement. Résultat clair : nettement moins que prévu.

« Nous nous attendions à beaucoup plus de demandes de précisions, mais cela a en réalité très bien fonctionné. »

L’une des raisons est l’utilisation simple et intuitive. Aujourd’hui, de nombreux collaborateurs travaillent avec le système en toute simplicité et découvrent de plus en plus de nouvelles possibilités. Au lieu de se contenter de l’utiliser, ils apportent activement des idées.

« Ce que l’on me remonte très souvent aujourd’hui, c’est que des collaborateurs demandent : Ne pourrait-on pas aussi rendre cela réservable via anny ? »

L’effet se voit aussi clairement côté administratif : l’ensemble de la charge organisationnelle autour d’anny est géré à la Volksbank im Münsterland par seulement deux personnes, pour plus de 1 000 ressources. Grâce notamment à la synchronisation avec Microsoft 365, de nombreuses tâches manuelles disparaissent complètement.

« Je n’ai plus à penser, au début du mois, à traiter telle ou telle demande — tout se fait automatiquement. »

Une solution qui fait la différence

Die Volksbank im Münsterland montre comment même des structures complexes peuvent être organisées de manière claire et efficace grâce aux bons outils. Avec anny, les processus ont non seulement été simplifiés, mais aussi durablement allégés, aussi bien pour la gestion des infrastructures que pour les collaboratrices et collaborateurs au quotidien. Il en résulte une solution qui fonctionne de manière fiable en arrière-plan et apporte son soutien précisément là où cela compte. C’est ainsi qu’est créé un environnement de travail qui anticipe les besoins, évolue avec vous et ouvre la voie à une collaboration moderne et bien organisée.

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