Plus de 100 sites, plus de 1 400 collaborateurs, 1 000 postes de travail, 100 salles de réunion et une organisation répartie sur plusieurs villes : la Volksbank im Münsterland évolue dans une structure fortement décentralisée. De nombreux collaborateurs ne sont depuis longtemps plus liés à un poste de travail fixe, mais travaillent de manière flexible, y compris sur plusieurs sites. Comme toute évolution, celle-ci a aussi apporté son lot de défis : en l’absence d’un système centralisé, la gestion des postes de travail, des salles de réunion et d’autres ressources était souvent peu lisible. Les collaborateurs devaient se coordonner eux-mêmes, demander les disponibilités ou trouver spontanément des solutions sur place.

Avec anny, la Volksbank a trouvé une solution qui centralise l’ensemble des processus, couvre tous les cas d’usage et réduit en même temps de manière tangible la charge administrative.

L’entreprise Volksbank im Münsterland

La Volksbank im Münsterland compte parmi les plus grandes banques régionales d’Allemagne. Avec plus de 100 sites — des petites agences jusqu’aux grands centres administratifs — elle dessert une vaste zone d’activité.

Lisa Wolters travaille en tant que chargée de mission au sein de la gestion des infrastructures de la Volksbank im Münsterland et est notamment responsable de la gestion des surfaces. Avec son équipe, elle veille à ce que les sites fonctionnent, que les espaces de travail soient utilisés de manière pertinente et que les collaboratrices et collaborateurs puissent travailler de manière optimale, y compris sur plusieurs sites.

Concrètement, cela signifie :

Gestion et maintenance des bâtiments
Organisation et répartition des collaboratrices et collaborateurs ainsi que des postes de travail
Coordination de l’utilisation entre plusieurs sites

Le rôle de Lisa est donc déterminant lorsqu’il s’agit d’apporter de la structure à une organisation complexe.

Avant : beaucoup de coordination, peu de visibilité

Avant la mise en place d’un système centralisé à la Volksbank dans le Münsterland, la gestion des ressources reposait en grande partie sur des accords personnels. Quiconque souhaitait travailler sur un autre site devait s’organiser lui-même, souvent sans savoir au départ si un poste de travail était disponible.

« Alors, les collègues se rendaient tout simplement sur le site et demandaient : Avez-vous encore un poste de travail disponible ? » rapporte Lisa.

Ce qui semble d’abord pragmatique devient rapidement inefficace avec plus de 1 000 collaborateurs. Il manquait de la transparence et donc de la planifiabilité pour toutes les parties prenantes.

Le premier logiciel : une avancée – avec des limites claires

Afin d'apporter plus de structure, la Volksbank a introduit un premier système de réservation. Cela a certes permis à la Volksbank de résoudre des problèmes fondamentaux. Pour la première fois, les collaborateurs pouvaient voir quels postes de travail étaient disponibles, les réserver à l'avance et mieux s'orienter sur des sites inconnus. Cependant, l'utilisation quotidienne a rapidement révélé que cette première solution apportait son lot de nouveaux défis.

« Le logiciel précédent présentait quelques pièges et représentait surtout pour moi une charge de travail manuel très importante. »

Le manque d'intégration et de synchronisation avec les systèmes existants tels qu'Outlook rendait de nombreux processus inutilement complexes. Les nouveaux collaborateurs devaient être saisis manuellement, les autorisations gérées individuellement et les modifications répercutées de manière active. De plus, la réservation de différentes ressources de manière centralisée n'était pas possible.

À cela s'ajoute le fait que des fonctions essentielles faisaient défaut, comme la possibilité de bloquer des espaces de travail à l'avance, par exemple lors de travaux de rénovation. Les ajustements ne pouvaient souvent être mis en œuvre qu'à court terme, ce qui nécessitait une coordination supplémentaire.

« Chaque mois, nous devions créer manuellement les nouveaux collaborateurs et gérer les autorisations. C'était extrêmement chronophage. »

Avec anny : moins d’efforts, plus de clarté et une véritable évolutivité

En choisissant anny, la Volksbank im Münsterland a fondamentalement réorganisé sa gestion des ressources. Des processus autrefois manuels, sources d'erreurs et chronophages sont aujourd'hui automatisés et pilotés de manière centralisée.

La synchronisation en temps réel avec Microsoft 365 et Outlook constitue un élément pilier de cette transition. En pratique, cela signifie que la disponibilité des postes de travail et des salles de réunion est actualisée à chaque instant et que les réservations s'enchaînent de façon harmonieuse. Les doubles réservations ou les incohérences entre les différents systèmes appartiennent désormais au passé.

« Avec l'ancien logiciel, on ne pouvait réserver que des postes de travail et il fallait basculer vers un autre système pour les salles de réunion. »

La gestion des droits d'accès a elle aussi été considérablement simplifiée. Alors qu'auparavant, les groupes d'utilisateurs devaient être gérés manuellement, impliquant des ajustements fastidieux lors de changements de service, anny s'en charge aujourd'hui via les Communautés. Les collaborateurs sont automatiquement affectés aux bons groupes et ne visualisent que les ressources qui les concernent réellement.

« Lorsque des collaborateurs changeaient de service, je devais ajuster cela manuellement – ce qui représentait toujours une charge de travail considérable. »

Un autre avantage décisif se manifeste dans la planification opérationnelle : grâce aux bloqueurs globaux, des sites ou des zones peuvent être verrouillés à l'avance, par exemple lors de travaux de rénovation. Pour la gestion des infrastructures, il s'agit d'un progrès formidable. Les modifications peuvent ainsi être planifiées et configurées dans le système à un stade précoce.

« Auparavant, nous ne pouvions pas configurer à l'avance le fait qu'une zone ne soit plus disponible à la réservation à partir d'une date ultérieure – cela n'était possible que le jour même. »

Pour les collaborateurs de la Volksbank im Münsterland également, l'utilisation d'un outil de réservation s'est nettement améliorée avec l'introduction d'anny. Grâce à anny comme plateforme de réservation centralisée, ils peuvent visualiser et réserver des postes de travail et des salles de réunion sur tous les sites. De plus, les plans interactifs en 3D de chaque site facilitent grandement l'orientation, en particulier dans les locaux que l'on ne connaît pas encore.

« Lorsque l'on se trouve sur un site inconnu, on s'oriente immédiatement et on sait exactement où l'on doit se rendre. »

La configuration de la Volksbank im Münsterland est complétée par des écrans de salle, qui affichent directement sur place si une salle est occupée ou libre. Ainsi, vos collaborateurs peuvent identifier d'un coup d'œil si une salle est disponible et la réserver spontanément au besoin pour l'utiliser sans attendre.

Ce qui représentait autrefois une charge administrative manuelle élevée est désormais une solution agile et évolutive, qui accompagne la croissance de la Volksbank im Münsterland et simplifie considérablement le quotidien de chacun.

Davantage de repères pour vos collaborateurs au quotidien

L’adoption d’anny à la Volksbank im Münsterland a été plus rapide que prévu au départ. Point particulièrement intéressant : l’équipe de Lisa a compté, pendant la phase de déploiement, combien de demandes de précisions émanaient des collaborateurs durant la phase de déploiement. Résultat clair : nettement moins que prévu.

« Nous nous attendions à beaucoup plus de demandes de précisions, mais cela a en réalité très bien fonctionné. »

L’une des raisons est l’utilisation simple et intuitive. Aujourd’hui, de nombreux collaborateurs travaillent avec le système en toute simplicité et découvrent de plus en plus de nouvelles possibilités. Au lieu de se contenter de l’utiliser, ils apportent activement des idées.

« Ce que l’on me remonte très souvent aujourd’hui, c’est que des collaborateurs demandent : Ne pourrait-on pas aussi rendre cela réservable via anny ? »

L’effet se voit aussi clairement côté administratif : l’ensemble de la charge organisationnelle autour d’anny est géré à la Volksbank im Münsterland par seulement deux personnes, pour plus de 1 000 ressources. Grâce notamment à la synchronisation avec Microsoft 365, de nombreuses tâches manuelles disparaissent complètement.

« Je n’ai plus à penser, au début du mois, à traiter telle ou telle demande — tout se fait automatiquement. »

Une solution qui fait la différence

Die Volksbank im Münsterland montre comment même des structures complexes peuvent être organisées de manière claire et efficace grâce aux bons outils. Avec anny, les processus ont non seulement été simplifiés, mais aussi durablement allégés, aussi bien pour la gestion des infrastructures que pour les collaboratrices et collaborateurs au quotidien. Il en résulte une solution qui fonctionne de manière fiable en arrière-plan et apporte son soutien précisément là où cela compte. C’est ainsi qu’est créé un environnement de travail qui anticipe les besoins, évolue avec vous et ouvre la voie à une collaboration moderne et bien organisée.

Donner au monde les moyens de partager ses ressources