Un espace de coworking vit du partage de salles, postes de travail et d’équipements, c’est pourquoi le choix d’un système de gestion des réservations adapté est déterminant pour assurer un fonctionnement fluide. Avec le bon logiciel pour votre espace de coworking, vous gérez vos surfaces et favorisez non seulement une augmentation du chiffre d’affaires grâce à une occupation optimale de votre espace, mais vous créez également, grâce à une gestion intuitive, une valeur ajoutée pour vos membres. Vos membres et nouveaux clients pourraient déjà réserver leur place favorite en ligne dès demain. Vous simplifiez ainsi vos processus et les automatisez, au lieu de vous perdre dans le chaos des réservations.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des réservations pour les espaces de coworking ?

Un système de gestion des réservations pour les espaces de coworking vous permet de gérer clairement les ressources et les services que vous souhaitez rendre réservables pour vos membres. Il peut s’agir, en plus des pass journaliers, de flex desks, de salles de réunion, de cabines téléphoniques, de casiers et d’équipements. Avec un logiciel pour espace de coworking, vous gérez également les réservations de formules boissons à volonté ou le service d’autopartage proposé. Toutes vos ressources et réservations sont ainsi regroupées de manière claire dans un système intuitif à administrer. Avec l’aide d’un système de gestion pour coworking, vous pouvez faire passer votre espace de coworking au niveau supérieur en gérant efficacement vos ressources et en intégrant une structure qui favorise davantage de flexibilité.

Nous vous montrons la valeur ajoutée qu’offre un système de réservation pour les espaces de coworking et les critères à prendre en compte pour choisir l’outil adapté.

Quels sont les avantages d’un logiciel pour espace de coworking ?

Gain de temps grâce à l’élimination des échanges téléphoniques & des e-mails
Rendez votre offre disponible partout et à tout moment, afin de satisfaire non seulement vos membres, mais aussi d’atteindre efficacement de nouveaux clients
Gestion intégrée des paiements & de la facturation
Création automatique de statistiques & d’analyses
Productivité améliorée grâce à l’automatisation des processus
Augmentation du chiffre d’affaires grâce à moins d’absences aux rendez-vous (grâce aux rappels automatiques)
Gain de temps grâce à une charge administrative réduite
Processus de réservation simple en un seul clic
Réduction des besoins en personnel grâce à l’accès sans clé

Comment fonctionne un système de réservation pour les espaces de coworking ?

Un système de réservation pour les espaces de coworking vous aide à proposer numériquement vos postes de travail, salles, équipements, services et toutes vos autres offres. Votre espace de coworking s’organise presque tout seul, tout comme ses réservations. Grâce à un tel outil de coworking, vous pouvez atteindre un taux d’occupation optimal et garder une vue d’ensemble de toutes les offres disponibles grâce à un tableau de bord numérique. Vous pouvez ainsi gérer votre espace de coworking de manière simple et intuitive.

Quelle fonctionnalité votre outil de coworking devrait-il proposer ?

1. Réservation de Flex Desk

Les Flex Desks offrent à vos membres et à vos nouveaux clients la possibilité de gérer leurs réservations de manière flexible. Lors d’une réservation de Flex Desks, ils ont le libre choix de réserver leur place préférée pour une heure ou pour plusieurs jours. Avec le bon outil pour votre espace de coworking, vous pouvez configurer vos propres règles et offrir à vos membres un maximum de flexibilité, tout en gardant une vue d’ensemble sur le taux d’occupation de chaque poste de travail.

2. Espace communautaire pour les membres

Avec un espace sécurisé pour les membres, vous pouvez rendre certaines ressources accessibles uniquement à des groupes de personnes définis. Vous offrez ainsi à vos membres encore plus de service et d’exclusivité. Les communautés conviennent également à la gestion interne.

3. Plan interactif

Un plan interactif permet à vos membres et à vous-même d’avoir une meilleure vue d’ensemble de vos espaces de bureau et améliore l’efficacité de votre espace de coworking. Chaque membre peut ainsi réserver rapidement et facilement sa place préférée. Il est important que le système de réservation pour les espaces de coworking permette de créer des plans à l’échelle, afin d’assurer une attribution simple et sans erreur des postes et des salles.

4. Traitement des paiements & facturation

Grâce à la facturation et au traitement des paiements intégrés de votre outil de coworking, vous digitalisez l’ensemble du processus de paiement au sein de votre espace de coworking et gagnez un temps précieux en comptabilité. Dans le système de réservation pour les espaces de coworking que vous avez choisi, ces fonctions devraient donc déjà être intégrées. Cela simplifie non seulement la réservation de vos offres pour vos membres, mais vous permet également de conserver une vue d’ensemble précise de toutes les réservations et de tous les revenus.

Aperçu des outils pour les espaces de coworking

	anny	cobot	independesk	optix	nexudus
Traitement des paiements et facturation intégrés	✅	✅	✖️	✅	✅
Réservation via SSO	✅	✅	✅	✅	✅
Tableau de bord avec statistiques en temps réel	✅	✅	✅	✅	✅
Page de réservation optimisée pour mobile	✅	✅	✖️	✖️	✅
Configuration détaillée	✅	✅	✖️	✅	✖️
Espace de réservation externe	✅	✖️	✖️	✖️	✅
Synchronisation des calendriers en temps réel	✅	✅	✖️	✅	✅
Gestion numérique de la clientèle (CRM)	✅	✖️	✖️	✅	✅
Disponibilités flexibles	✅	✖️	✖️	✖️	✖️
Applications web sans installation	✅	✅	✅	✅	✅
Plan des espaces et des emplacements	✅	✖️	✖️	✖️	✖️
Widget à votre image	✅	✖️	✖️	✅	✅
Conforme au RGPD	✅	✅	✅	❓	❓
Intégration Smartlock	✅	✅	✖️	✅	✅
Intégration Microsoft Office 365	✅	✖️	✖️	✅	✅
Gestion de communauté	✅	✅	✅	✅	✅
Règles de réservation conditionnelles	✅	✖️	✖️	✖️	✖️
Compte de démarrage gratuit	✅	✖️	✖️	✖️	✖️
Utilisateurs illimités sans frais supplémentaires	✅	✖️	✖️	✖️	✖️
Espaces de réservation externes	✅	✖️	✖️	✅	✖️