La bibliothèque universitaire de la LMU Munich compte parmi les plus grands systèmes de bibliothèques scientifiques d’Allemagne. 14 bibliothèques spécialisées, quatre centres d’apprentissage et environ 4 000 places de lecture sont utilisés chaque année par des millions d’étudiants. En 2024, cela représentait 3,6 millions de visites, soit en moyenne 10 000 par jour.

Cela entraînait régulièrement des espaces surchargés et une atmosphère d’apprentissage perturbée, surtout pendant les périodes d’examens. Un système de réservation provisoire, mis en place pendant la pandémie, n’offrait aucune solution durable. Il était limité sur le plan fonctionnel et peu convivial.

Les exigences les plus importantes pour un nouveau système de réservation

Une utilisation optimale des ressources disponibles et la satisfaction des étudiants et des scientifiques étaient au premier plan, tout comme la décharge du personnel de la bibliothèque grâce à des processus fluides.

Les critères clés étaient :

Processus entièrement numérique : de la réservation jusqu’à l’arrivée dans la salle de lecture
Gestion autonome des réservations par les utilisateurs, sans tâches mobilisant fortement le personnel, comme par exemple les contrôles
Utilisation simple et intuitive
Accès libre aux bibliothèques, sans obstacles inutiles
Éviter des règles de réservation restrictives ou des processus compliqués
Connexion à la gestion des identités de la LMU, afin d’offrir aux facultés leurs propres possibilités de réservation
Transparence multi-sites pour les espaces de groupe et les espaces spéciaux, afin que les ressources soient visibles et utilisables de manière équitable

Les objectifs étaient clairs : garantir une place à tous les utilisateurs de la LMU même pendant les périodes de forte affluence, rendre les visites planifiables, prendre en compte les intérêts de chaque département tout en pilotant mieux les flux de visiteurs sur l’ensemble des sites.

Pourquoi la LMU a-t-elle choisi anny comme système de réservation ?

Les responsables de l’UB LMU recherchaient une solution capable à la fois de gérer efficacement le taux d’occupation et d’améliorer la convivialité pour les utilisateurs. En mars 2023, le choix s’est porté sur anny. Les critères déterminants étaient sa disponibilité immédiate, son vaste éventail de fonctionnalités ainsi que la possibilité de prendre en compte les exigences spécifiques de la LMU. Dès septembre 2023, anny a été déployée avec succès.

Comment fonctionne la réservation de places d’apprentissage avec anny ?

Les étudiants et le personnel de l’université peuvent se connecter facilement via l’application ou le portail web à l’aide de leur identifiant LMU. Sur cette base, ils sont automatiquement affectés à une communauté (= faculté de la LMU). Ces communautés constituent un élément clé : elles garantissent que certains quotas sont réservés de manière ciblée aux départements concernés. Ainsi, environ un tiers des places de lecture dans chaque bibliothèque de faculté est réservé exclusivement aux membres de cette faculté, tandis que les places de lecture dans les centres d’apprentissage peuvent être réservées par tous les membres de la LMU. Pendant les périodes d’examen particulièrement intenses, 533 places supplémentaires sont également libérées dans les deux bibliothèques les plus prisées. Cela a permis de réduire sensiblement les goulets d’étranglement.

Via l’application, les utilisateurs voient immédiatement quelles places ou salles de groupe sont disponibles pour leur communauté et peuvent les réserver. Les réservations spontanées sur place sont également possibles ; les places de lecture réservables sont signalées par un support avec code QR. Dans les deux cas, la présence doit être confirmée via l’application ou un lien e-mail. Les réservations expirées sont automatiquement remises à disposition.

Quels résultats la LMU a-t-elle obtenus avec anny ?

L’introduction de anny donne des résultats impressionnants :

Jusqu’à 4.000 réservations par jour pendant le semestre, et jusqu’à 6.000 en période d’examens
En moyenne annuelle, environ 800 réservations par jour
Le volume des plaintes a presque chuté à zéro
L’environnement d’apprentissage s’est nettement amélioré, et le niveau de stress a sensiblement baissé

Les flux de visiteurs sont désormais répartis efficacement sur l’ensemble des sites. Les salles surpeuplées appartiennent au passé et les capacités sont utilisées de manière optimale.

Retours positifs des étudiants

Auprès des utilisateurs, anny jouit d’un très fort niveau d’adhésion et suscite de nombreux retours positifs. Les points suivants sont particulièrement souvent mis en avant :

Utilisation intuitive sur smartphone
Équilibrage transparent et équitable des intérêts au sein des communautés
Un meilleur climat d’apprentissage, même pendant les périodes d’examen
Répartition transparente et équitable des places
Planification claire des visites à la bibliothèque

Les retours montrent qu’anny ne résout pas seulement des problèmes organisationnels, mais améliore aussi sensiblement le climat d’apprentissage et la satisfaction.

Conclusion : pourquoi anny est-elle un atout pour la LMU ?

Avec anny, l’Université LMU de Munich a trouvé une solution qui va bien au-delà de la simple réservation de places d’étude. La bibliothèque universitaire bénéficie d’une gestion nettement améliorée des flux de visiteurs et d’un taux d’utilisation optimal de ses ressources. Les bibliothèques surchargées et les nombreuses réclamations appartiennent au passé. Parallèlement, le déploiement d’anny renforce le positionnement de la LMU en tant qu’université moderne et tournée vers l’avenir, qui investit dans des services numériques afin d’offrir à ses membres les meilleures conditions pour apprendre et travailler.

Les espaces surchargés appartiendront bientôt aussi au passé chez vous, planifiez une démo gratuite avec notre équipe commerciale, afin de découvrir anny en action.

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