Avenant contractuel anny AI

Version du 07.06.2026Produits et fonctionnalités assistés par IA pour les réservations et la communication client

Supplément aux Conditions Générales de Vente et aux Politiques de Confidentialité de anny GmbH

Le présent accord complémentaire (« Accord Complémentaire ») s'applique exclusivement aux clients ayant activé au moins un produit ou une fonctionnalité de la gamme anny AI (« anny AI ») dans leur compte anny. Il est pris en note et confirmé séparément lors du processus d'activation et prend de fait effet dès cette confirmation.

L'Accord Complémentaire s'applique en complément des Conditions Générales de Vente de anny GmbH (« CGV anny ») et des Politiques de Confidentialité de anny GmbH. En cas de contradiction entre le présent Accord Complémentaire et les CGV anny ou les Politiques de Confidentialité, le présent Accord Complémentaire prévaut. Pour les clients n'ayant pas activé anny AI, cet Accord Complémentaire ne produit aucun effet.

anny AI peut être proposé via différents canaux de communication (« canaux »), tels que le téléphone, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, le widget de chat web, Slack ou MS Teams. Les canaux activés par le client découlent de sa configuration dans le compte anny. Les spécificités propres à chaque canal — en particulier concernant les identifiants, l'enregistrement/la journalisation, les mentions de transparence, les prestataires utilisés, les transferts vers des pays tiers, les durées de conservation et la facturation — figurent dans l'Annexe « Canaux » (Matrice des Canaux) à la fin de cet Accord Complémentaire. Cette annexe est évolutive ; l'ajout de nouveaux canaux dans la matrice les intègre au présent Accord Complémentaire sans modification du reste du texte contractuel.

Si le client active un canal vocal (notamment le cas d'usage téléphonique / assistant téléphonique IA), les dispositions spécifiques à la voix et au téléphone du présent Accord Complémentaire s'appliquent en complément, notamment aux §§ 2, 5, 6 et 10 ainsi que dans l'Annexe « Canaux ».

§ 1 Objet du contrat et définitions

(1) anny AI est un portefeuille complémentaire de produits et de fonctionnalités pour la plateforme anny. Il comprend des fonctions basées sur l'IA pour la communication client, les processus de planification et de réservation, ainsi que le traitement des demandes des utilisateurs via un ou plusieurs canaux. Dans le cas d'usage téléphonique, anny AI permet notamment la réception automatisée des appels téléphoniques entrants par un assistant téléphonique basé sur l'IA.

(2) Au sens du présent Accord Complémentaire, on entend par :

• « Client » : la personne physique ou morale qui active anny AI dans le cadre de sa relation contractuelle avec anny.

• « Canal » : un moyen de communication par lequel anny AI est fourni (par ex. téléphone, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, widget de chat web, Slack, MS Teams). Les canaux pris en charge et activés figurent dans l'Annexe « Canaux » et la configuration du client.

• « Canal vocal » : un canal sur lequel l'interaction se déroule entièrement ou principalement sous forme de voix (audio) (notamment le téléphone et WhatsApp Call). « Canal textuel » : un canal sur lequel l'interaction se déroule entièrement ou principalement sous forme de messages texte/chat (notamment WhatsApp, Instagram, widget de chat web, Slack, MS Teams).

• « Canal externe » : un canal destiné à des tiers (notamment les clients finaux du client). « Canal interne » : un canal destiné, après connexion (login), aux collaborateurs ou autres personnes internes autorisées du client (notamment Slack et MS Teams pour un usage interne) ; le § 15 s'applique ici en complément.

• « Utilisateurs » : les personnes qui interagissent avec l'assistant IA via un canal. Dans le cas des canaux vocaux, les utilisateurs sont également appelés « appelants ».

• « Assistant IA » : le système basé sur l'IA fourni par anny pour le traitement automatisé des interactions entrantes via les canaux activés. La version utilisée pour les canaux vocaux est appelée « assistant téléphonique IA ».

• « Interaction » (également « conversation ») : un échange fluide via un canal entre les utilisateurs et l'assistant IA. Pour les canaux vocaux, l'interaction est également appelée « appel » ou « conversation ».

• « Identifiant » : la caractéristique de contact ou d'identification de l'utilisateur traitée pour chaque canal (par ex. numéro de téléphone ou WhatsApp, identifiant Instagram, identifiant de session web/appareil/IP, ID utilisateur Slack ou Teams).

• « Contenu du client final » : tous les contenus générés, transmis ou publiés sur la plateforme par le client ou l'utilisateur dans le cadre de l'utilisation de anny AI, notamment les configurations, les requêtes (prompts), les données de la base de connaissances, l'historique des messages et des conversations, les transcriptions et (pour les canaux vocaux) les enregistrements d'appels.

• « Plan » : le modèle tarifaire anny AI choisi par le client.

• « Cas d'usage téléphonique » : l'utilisation de anny AI en tant qu'assistant téléphonique IA pour les appels entrants via un canal vocal.

§ 2 Étendue des services anny AI

(1) anny met à la disposition du client, dans le cadre du plan choisi, les services anny AI activés via les canaux correspondants. L'étendue concrète des services par canal est définie dans l'Annexe « Canaux ». De manière transversale, cela comprend notamment :

• La réception et le traitement automatisés des interactions entrantes par l'assistant IA

• Une interface de configuration pour le message d'accueil/l'annonce initiale, la FAQ, le comportement de repli (fallback) ainsi que — pour les canaux vocaux — la voix et la langue

• Le transfert et la transmission des demandes de réservation vers la plateforme de réservation anny

• Les protocoles d'interaction/de conversation et les résumés par interaction dans l'espace d'administration anny

(2) Dans le cas d'usage téléphonique, l'étendue des services comprend en outre notamment :

• Un numéro de téléphone dédié (inclus dans le plan sélectionné)

• L'enregistrement et la transcription des appels en option (activés par défaut, voir § 6)

(3) anny AI est exclusivement destiné à la réception d'interactions entrantes dans le cadre de l'activité commerciale habituelle du client. anny AI n'est en aucun cas un service d'urgence et n'est pas adapté à la communication d'urgence. Le cas échéant, le client en informe les utilisateurs.

(4) L'étendue concrète des fonctionnalités peut varier selon le plan et le canal. anny se réserve le droit d'ajuster l'étendue des services moyennant un préavis raisonnable (d'au moins 30 jours). Les réductions substantielles de services autorisent le client à résilier anny AI de manière extraordinaire.

(5) Réservations via anny AI. Pour les réservations effectuées via l'assistant IA, les spécificités suivantes s'appliquent :

• L'adresse e-mail de l'utilisateur n'est pas une information obligatoire. Pour les canaux vocaux, le numéro de téléphone mobile de l'appelant est automatiquement détecté à partir de l'interaction entrante et enregistré comme coordonnée de contact pour la réservation ; pour les canaux textuels, l'identifiant propre au type de canal est utilisé.

• Une fois la réservation réussie, anny envoie automatiquement une confirmation de réservation contenant les détails essentiels de la réservation (date, heure, prestation) par un moyen approprié (notamment SMS de confirmation pour les canaux vocaux ou message de confirmation sur le canal textuel concerné) vers l'identifiant enregistré de l'utilisateur.

• L'envoi de la confirmation de réservation est gratuit dans le cadre d'une utilisation normale (une confirmation par réservation). En cas de volume abusif, anny se réserve le droit de facturer a posteriori les frais d'envoi réels ; anny en informera le client au moins 14 jours à l'avance.

(6) Garantie de réservation. anny s'assure que les réservations via anny AI soient toujours traitées conformément aux règles configurées par le client dans anny. Cela comprend en particulier le respect des disponibilités, des créneaux horaires, des temps de battement, des tarifs et des conditions d'annulation, tels que renseignés par le client dans son compte anny. Les informations exprimées par l'assistant IA au cours de l'interaction doivent être distinguées de ces configurations (voir § 10).

§ 3 Plans, tarifs et facturation

(1) anny AI est proposé sous différents plans. Les plans, tarifs et conditions actuellement en vigueur sont consultables dans l'espace d'administration de anny et s'appliquent selon la version en vigueur au moment de l'activation ou du changement de plan.

(2) Volume inclus. Chaque plan comprend un tarif de base mensuel ainsi qu'un volume d'unités facturables inclus. Les unités applicables par canal figurent dans l'Annexe « Canaux ». Selon le plan, le volume inclus comprend notamment :

• Des minutes de conversation pour les canaux vocaux (notamment téléphone, WhatsApp Call) ;

• Des messages pour les canaux textuels (notamment WhatsApp, Instagram, widget de chat web) ; seuls les messages envoyés par les utilisateurs sont comptabilisés, et non les réponses de l'assistant IA ;

• Des numéros de téléphone pour les canaux vocaux (au moins un numéro de téléphone standard pour les plans avec canal vocal).

(3) Volume supplémentaire. L'utilisation au-delà du volume inclus est facturée mensuellement à terme échu en tant que volume supplémentaire au tarif en vigueur dans le plan, notamment :

• Minutes supplémentaires : minutes de conversation au-delà du volume inclus ; elles sont facturées à la seconde près ;

• Messages supplémentaires : messages au-delà du volume inclus ; là encore, seuls les messages envoyés par les utilisateurs sont comptabilisés, pas les réponses de l'assistant IA ;

• Numéros de téléphone supplémentaires : numéros de téléphone additionnels au-delà de ceux prévus dans le plan ;

• Minutes de transfert : minutes générées lors du transfert d'un appel vers un autre numéro de téléphone.

(4) Volumes et tarifs applicables. Les volumes exacts inclus ainsi que les tarifs de base et des volumes supplémentaires découlent toujours du plan anny sélectionné dans l'espace d'administration anny ainsi que de l'e-mail de confirmation d'activation ou de modification de plan.

(5) Pour les canaux vocaux, seules les secondes de conversation effectivement connectées sont comptabilisées comme minutes de conversation et de transfert facturables. Le temps de sonnerie, les erreurs de connexion et les appels non aboutis ne sont pas facturés.

(6) Les changements de plan sont possibles pour la période de facturation suivante. Le volume inclus non consommé expire à la fin de chaque mois de facturation et ne peut être reporté ou remboursé.

(7) Tous les prix s'entendent hors taxes, majorés de la TVA légale applicable. La facturation s'effectue via le compte anny existant du client. anny se réserve le droit d'ajuster les tarifs moyennant un préavis d'au moins 30 jours ; dans ce cas, le client peut résilier anny AI au moment de l'entrée en vigueur de la modification tarifaire.

§ 4 Activation et mise à disposition

(1) Le client active anny AI de manière autonome dans son compte anny en sélectionnant un plan et les canaux souhaités, et en acceptant le présent Accord Complémentaire. Le contrat concernant anny AI est conclu dès l'envoi de la demande d'activation.

(2) Après activation, anny met à disposition du client l'accès au canal concerné (dans le cas d'usage téléphonique, notamment un numéro de téléphone). La mise à disposition s'effectue généralement en quelques minutes. Pour les canaux dont l'intégration nécessite une approbation, une vérification ou un compte chez un prestataire tiers (par ex. WhatsApp, Instagram, Slack, MS Teams), la mise à disposition peut prendre plus de temps et nécessiter la coopération du client. anny ne garantit pas un délai de mise à disposition spécifique.

(3) L'accès à l'interface de configuration avancée (FAQ, accueil, replis ainsi que la voix pour les canaux vocaux) se fait via un lien Single Sign-On depuis l'espace d'administration anny. Le client est seul responsable de la configuration de son assistant IA.

(4) anny recommande au client de tester suffisamment anny AI avant sa mise en production et d'adapter la configuration de l'IA à ses propres exigences et scénarios d'interaction.

§ 5 Information sur l'assistant IA (Transparence)

(1) Le client reconnaît que anny AI fait appel à un assistant basé sur l'IA qui traite de manière automatisée les interactions entrantes. anny veille à ce que les utilisateurs soient informés de manière transparente et adaptée au canal du caractère artificiel de l'échange. Cela s'effectue notamment :

• pour les canaux vocaux, par une annonce diffusée au début (comprenant une mention de l'enregistrement si celui-ci est activé) ;

• pour les canaux textuels, par une mention ou un avertissement bien visible dans la fenêtre de chat ou au sein du premier message de l'interaction.

Le mécanisme concret de transparence de chaque canal est décrit dans l'Annexe « Canaux ».

(2) Le client est autorisé à adapter la formulation de ces mentions dans le cadre de la configuration de la plateforme. Toutefois, cette adaptation ne doit pas avoir pour effet de supprimer l'information sur la nature IA de l'outil ou de la rendre invisible pour les utilisateurs. Toute configuration visant à dissimuler activement ou à nier la nature IA de l'assistant est interdite. Le client respecte tout particulièrement les obligations de transparence et d'étiquetage découlant de l'art. 50 du Règlement (UE) 2024/1689 (Règlement sur l'IA / EU AI Act), dans la mesure où il est applicable.

(3) Le client s'assure qu'il informe lui-même, de manière adéquate, ses utilisateurs de l'utilisation de l'IA, notamment par des mentions appropriées sur son propre site web, dans les confirmations de rendez-vous ou sur tout autre support de communication.

§ 6 Enregistrement, transcription et journalisation

(1) Canaux vocaux. La fonction d'enregistrement et de transcription des appels est optionnelle pour les canaux vocaux et est activée par défaut. Le client peut désactiver la fonction d'enregistrement et de transcription à tout moment dans l'espace d'administration de anny. Tant que cette fonction est activée, le client est seul responsable de s'assurer qu'il dispose des bases légales requises et, le cas échéant, du consentement des appelants. Le client respecte en particulier :

• Le § 201 du Code pénal allemand (StGB) (violation de la confidentialité de la parole) ou toute législation locale correspondante : l'enregistrement secret de conversations à l'insu des appelants est passible de sanctions pénales.

• Les directives applicables du RGPD, notamment l'obligation d'informer les personnes concernées et l'exigence d'une base légale appropriée pour le traitement.

(2) Canaux textuels. Pour les canaux textuels, aucun enregistrement audio n'est généré ; l'historique des messages ou de la conversation sert par lui-même de protocole d'interaction. Le § 201 StGB ne s'applique pas aux canaux textuels. Le client demeure néanmoins responsable d'informer les utilisateurs concernés conformément aux articles 13/14 du RGPD quant au traitement du contenu de leurs messages et, si nécessaire, d'assurer une base légale ou l'obtention d'un consentement.

(3) anny fournit uniquement des moyens techniques (par ex. des pré-annonces activées par défaut sur les canaux vocaux pour signaler l'IA et l'enregistrement, des pré-annonces optionnelles pour l'obtention du consentement ainsi que des mentions informatives pour les canaux textuels) ; aucun conseil juridique quant à la légalité de l'enregistrement ou de la journalisation dans des cas d'espèce n'est fourni.

(4) Les enregistrements d’appels (audio) sont supprimés de manière automatique et irréversible après 7 jours par défaut, sauf configuration différente de votre part (le délai de suppression légal minimum reste inchangé). Les durées de conservation par défaut pour les autres types de données d'interaction sont indiquées au § 9 et dans l'Annexe « Canaux ».

§ 7 Utilisation autorisée

(1) Le client s'engage à utiliser anny AI et l'ensemble des fonctions d'IA fournies via la plateforme uniquement à des fins compatibles avec les dispositions légales en vigueur et dans le cadre de son activité commerciale ordinaire.

(2) Sont notamment interdits :

• (i) toute utilisation illicite, discriminatoire, trompeuse, injurieuse ou éthiquement répréhensible ;

• (ii) le traitement de contenus violant les droits de tiers (droits d'auteur, des marques, droits de la personnalité) ;

• (iii) la diffusion de spams, de logiciels malveillants ou de publicités non sollicitées via l'assistant IA ;

• (iv) l'altération du bon fonctionnement de la plateforme ou des systèmes de tiers ;

• (v) la configuration de l'assistant IA à des fins manifestement étrangères à l'assistance clientèle usuelle, à la prise de réservation ou à l'information.

(3) Le client respecte également les conditions d'utilisation et directives spécifiques des fournisseurs des canaux utilisés (notamment les politiques commerciales WhatsApp/Meta, les politiques de la plateforme Instagram ainsi que les conditions d'utilisation de Slack et Microsoft Teams). Les violations de ces directives de plateforme peuvent conduire au blocage du canal concerné par le fournisseur concerné ; le client en assume la responsabilité.

(4) En cas de manquement grave ou répété à ces conditions d'utilisation, anny est en droit de suspendre l'accès à anny AI avec effet immédiat. Le droit de résiliation extraordinaire pour motif grave reste entier.

§ 8 Protection des données et sous-traitance

(1) Dans la mesure où le client traite des données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation de anny AI (notamment les noms, identifiants et contenus d'interaction des utilisateurs), il agit en qualité de responsable du traitement au sens de l'art. 4, point 7 du RGPD. anny est sous-traitant au sens de l'art. 4, point 8 du RGPD.

(2) L'Accord de Sous-Traitance (AST) conforme à l'art. 28 du RGPD fait partie intégrante de la relation contractuelle entre le client et anny, et est joint en annexe au présent Accord Complémentaire. Il est réputé conclu dès l'activation de anny AI ; une signature distincte n'est pas requise. Les sous-traitants ultérieurs engagés pour la fourniture de anny AI sont listés dans l'Annexe 2 de l'AST.

(3) Les demandes des utilisateurs et autres personnes concernées relatives aux articles 12 à 22 du RGPD (par ex. accès, suppression) doivent être traitées par le client en tant que responsable du traitement. anny assiste le client à cette fin conformément aux dispositions de l'AST.

(4) De manière générale, anny traite les données à caractère personnel dans le cadre de anny AI au sein de l'Union européenne. Pour des raisons techniques, certaines fonctions ou canaux (notamment certains modèles de voix pour les canaux vocaux ainsi que la connexion de services de messagerie tels que WhatsApp ou Instagram) ne peuvent être fournis que par des prestataires dont l'hébergement ou le traitement se fait en dehors de l'UE. Dans ces cas, anny s'assure que le transfert s'effectue sur la base de garanties appropriées conformément à l'art. 46 du RGPD (notamment des clauses contractuelles types de l'UE, des mesures de protection complémentaires et, le cas échéant, d'autres mécanismes de transfert autorisés). Les autres stockages et traitements sont effectués en Europe dans la mesure des possibilités techniques. Les sous-traitants ultérieurs engagés et les garanties applicables sont détaillés dans l'Annexe 2 de l'AST.

(5) Exclusion d'utilisation pour l'entraînement : Les contenus des clients finaux du client ne sont pas utilisés pour l'entraînement, l'ajustement fin (fine-tuning) ou toute autre amélioration de modèles d'IA dont bénéficieraient d'autres clients ou des tiers. anny s'assure contractuellement que cette disposition s'applique également aux sous-traitants techniques engagés.

§ 9 Durées de conservation

(1) Sauf instruction contraire de la part du client, les durées de conservation standard suivantes s'appliquent :

Catégorie de donnéesDurée standardEnregistrements d'appels (audio, canaux vocaux uniquement)7 jours après l'appel, puis suppression automatique et irréversible, sauf configuration différente par le clientTranscriptions et protocoles de conversation (canaux vocaux)Conformément aux exigences légalesHistoriques de messages et de conversations (canaux textuels)Conformément au délai spécifique au canal selon l'Annexe « Canaux », sinon selon les obligations légalesJournaux du widget web et données de cookies/session (widget de chat web)Conformément au délai spécifique au canal selon l'Annexe « Canaux » ; données de cookies/session uniquement dans la mesure nécessaireConfigurations, prompts et base de connaissancesPour la durée de la relation contractuelleJournaux système et de sécuritéConformément aux exigences légalesDonnées de consommation et de facturation (hors contenus)Conformément aux obligations légales de conservation (notamment § 147 AO en Allemagne)

(2) Sur instruction du client, les enregistrements d'appels, transcriptions/protocoles de conversation, historiques de messages/conversations ainsi que les configurations, prompts et la base de connaissances seront supprimés sans délai excessif, au plus tard sous 60 jours, ou mis à disposition dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine.

§ 10 Sortie de l'IA, hallucinations et garantie de réservation

(1) Le client reconnaît et accepte expressément, par le fait même de l'utilisation, que les contenus et réponses générés par l'assistant IA (ci-après « Sortie de l'IA ») peuvent contenir des informations inexactes, incomplètes ou trompeuses (appelées « hallucinations »).

(2) La sortie de l'IA ne prétend en aucun cas être correcte, à jour ou exempte d'erreurs. anny doit assurer la fourniture technique conforme de l'assistant IA, mais ne garantit pas l'exactitude du contenu des informations générées par l'IA lors de l'interaction. Cela s'applique tout particulièrement aux indications fournies par l'assistant IA concernant les tarifs, disponibilités, horaires d'ouverture ou caractéristiques des prestations — de telles déclarations (qu'elles soient orales ou écrites dans un message) ne constituent pas des engagements contractuels.

(3) Le client est tenu de vérifier la plausibilité des sorties de l'IA avant toute utilisation critique ou juridiquement pertinente et d'effectuer, si nécessaire, un contrôle humain. anny recommande notamment de vérifier régulièrement la base de connaissances fournie à l'assistant IA pour s'assurer de sa mise à jour et de son exactitude.

(4) anny ne saurait être tenue responsable des dommages résultant de la confiance accordée par le client ou des tiers à des déclarations erronées de l'IA lors de l'interaction, à moins que anny n'ait causé cela de manière intentionnelle ou par négligence grave.

(5) Logique de réservation et garantie de réservation. Nonobstant les paragraphes précédents, anny garantit que les réservations effectuées via anny AI sont traitées exclusivement sur la base des données configurées par le client dans anny — en particulier les disponibilités, créneaux horaires, temps de battement, tarifs et conditions d'annulation. La logique technique de réservation ne repose pas sur les contenus d'interaction de l'assistant IA, mais uniquement sur les configurations enregistrées dans le système anny. Par conséquent, seul ce qui est configuré dans anny fait foi pour le résultat d'une réservation — et non ce que l'assistant IA a pu exprimer au cours de l'interaction.

§ 11 Responsabilité relative aux contenus des clients finaux

(1) Le client est seul responsable de l'ensemble des contenus générés, diffusés ou traités dans le cadre de son utilisation de anny AI — y compris via les instances d'IA qu'il a configurées ou déployées.

(2) Le client s'assure que ces contenus ne violent aucun droit de tiers, respectent les dispositions légales et ne contiennent aucune déclaration trompeuse ou illicite.

(3) Le client garantit anny contre toute réclamation de tiers résultant d'une utilisation illicite ou abusive de anny AI ou des contenus générés par l'assistant IA, pour autant que le client soit responsable de cette utilisation.

§ 12 Disponibilité

(1) anny garantit une disponibilité moyenne de anny AI de 99,0 % sur l'année, mesurée à la sortie de l'infrastructure de anny. Les travaux de maintenance planifiés seront — dans la mesure du possible — annoncés au moins 5 jours ouvrés à l'avance et réalisés de préférence en dehors des heures de bureau principales (du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00).

(2) Ne sont pas pris en compte dans le calcul de la disponibilité les temps d'arrêt consécutifs à :

• un cas de force majeure (par ex. catastrophes naturelles, pannes de réseau de tiers, cyberattaques) ;

• des perturbations du réseau public de télécommunications ou des perturbations, blocages ou modifications des services des fournisseurs de canaux respectifs (par ex. opérateurs téléphoniques, WhatsApp/Meta, Instagram, Slack, Microsoft) ;

• des circonstances incombant au client ou à des tiers.

(3) anny AI ne remplace pas un service client humain. anny ne garantit aucun résultat spécifique en matière de réservation ou de taux de conversion obtenus grâce à l'assistant IA.

§ 13 Responsabilité

(1) La responsabilité de anny pour des dommages découlant de l'utilisation de anny AI est — dans la mesure permise par la loi — limitée au montant net payé par le client pour anny AI au cours des 12 mois civils précédant l'événement générateur du dommage. Les règles de responsabilité impératives en matière de protection des données, notamment selon l'art. 82 du RGPD, restent inchangées.

(2) Cette limitation de responsabilité ne s'applique pas en cas de :

• (i) faute intentionnelle ou négligence grave de anny ;

• (ii) dommages portant atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé ;

• (iii) dommages pour lesquels anny a consenti une garantie spécifique ;

• (iv) responsabilité du fait des produits défectueux.

(3) Les réclamations du client pour des dommages découlant de l'utilisation de anny AI se prescrivent par 2 ans à compter du moment où le client a connaissance du dommage et de l'identité de la personne tenue à réparation, sauf si des délais légaux plus courts s'appliquent.

(4) anny n'est pas responsable du contenu des interactions menées par l'assistant IA, dans la mesure où celui-ci repose sur la base de connaissances configurée par le client. Le client assume la responsabilité du contenu lié à sa configuration.

§ 14 Durée et résiliation de anny AI

(1) L'accord concernant anny AI débute lors de l'activation par le client et est conclu pour une durée indéterminée. Il n'y a pas de durée minimale d'engagement.

(2) Le client peut résilier anny AI à tout moment moyennant un préavis de 30 jours pour la fin du mois de facturation en cours. La résiliation s'effectue via l'espace d'administration anny ou par écrit.

(3) anny peut résilier anny AI moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d'un mois civil. Le droit de résiliation extraordinaire pour motif grave reste réservé aux deux parties. Constitue notamment un motif grave pour anny les violations répétées ou manifestes par le client des §§ 5, 6 ou 7 du présent Accord Complémentaire.

(4) En cas de fin de service de anny AI, les accès aux canaux attribués sont désactivés (dans le cas d'usage téléphonique, notamment le numéro de téléphone attribué). Sur demande effectuée dans les 30 jours suivant la fin du contrat, le client peut obtenir un export de ses données de configuration dans un format standard lisible par machine. L'ensemble des contenus des clients finaux est supprimé au plus tard 60 jours après la fin du contrat, sous réserve d'obligations légales de conservation contraires.

(5) La possibilité de portabilité du numéro de téléphone à la fin du contrat dépend des possibilités techniques et réglementaires et doit être validée au préalable avec anny.

§ 15 Dispositions spécifiques pour les canaux internes (Slack, MS Teams)

(1) Si le client active un canal interne (notamment Slack ou MS Teams pour un usage interne après connexion), l'utilisation de anny AI est destinée aux collaborateurs ou autres personnes internes autorisées du client. Les personnes concernées par le traitement sont dans ce cas principalementles collaborateurs du client.

(2) En tant que responsable du traitement et le cas échéant en tant qu'employeur, le client est seul responsable d'assurer une base légale appropriée pour le traitement des données des collaborateurs (notamment le § 26 de la BDSG allemande / l'art. 88 du RGPD) ainsi que de respecter les éventuels droits de cogestion du comité d'entreprise (en particulier concernant un éventuel contrôle du comportement ou des performances) et autres directives du droit du travail. anny ne fournit aucun conseil juridique à cet égard.

(3) La connexion des canaux internes se fait via l'application officielle ou l'intégration de bot du fournisseur concerné (par ex. application Slack, bot MS Teams). Les conditions d'utilisation et de confidentialité du fournisseur respectif s'appliquent en complément. Les flux de données concrets ainsi que les fournisseurs engagés figurent dans l'Annexe « Canaux » ainsi que dans l'Annexe 2 de l'AST.

(4) Pour le surplus, les dispositions du présent Accord Complémentaire et de l'AST s'appliquent par analogie aux canaux internes, sauf indication contraire dans ce § 15.

§ 16 Dispositions finales

(1) Le présent Accord Complémentaire et les CGV anny constituent ensemble le socle contractuel pour l'utilisation de anny AI. Pour le reste, les CGV anny s'appliquent de manière complémentaire dans leur version en vigueur.

(2) anny se réserve le droit de modifier le présent Accord Complémentaire — y compris l'Annexe « Canaux » — sous forme écrite moyennant un préavis de 30 jours. L'intégration de nouveaux canaux à l'Annexe « Canaux » n'imposant aucune obligation supplémentaire au client et n'altérant pas le niveau de protection peut se faire sans annonce préalable. Le client est réputé accepter les modifications soumises à notification s'il ne s'y oppose pas par écrit dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la notification de modification. anny signalera spécifiquement cette conséquence juridique dans sa notification. En cas d'opposition, anny est en droit de maintenir anny AI pour le client aux conditions antérieures jusqu'à la fin du mois de facturation en cours, puis d'y mettre fin. Les modifications de l'AST sont exclusivement régies par les clauses de modification de l'AST.

(3) Le droit allemand s'applique. Le tribunal compétent pour les litiges avec des commerçants, des personnes morales de droit public ou des fonds spéciaux de droit public est celui de Cologne.

Version : Juin 2026

anny GmbH · Cäcilienstraße 30 · 50667 Cologne · anny.co

Annexe « Canaux » (Matrice des Canaux)

Cette annexe fait partie intégrante de l'Accord Complémentaire et décrit les spécificités propres à chaque canal. Elle est évolutive : d'autres canaux peuvent y être intégrés par simple ajout d'une ligne de tableau, sans qu'il soit nécessaire de modifier le reste du texte du contrat. « Enregistrement/Protocole » désigne le mode standard de documentation de l'interaction ; « Transparence » fait référence à la mention informative adaptée au canal quant au recours à l'IA ; « Facturation » indique l'unité facturable selon le § 3.

Version : Juin 2026. Les mentions de la colonne « Prestataires/Sous-traitants ultérieurs » ne sont pas exhaustives ; l'Annexe 2 en vigueur de l'AST fait foi.

CanalTypeDestinatairesIdentifiantEnregistrement/Protocole (Affichage par défaut)TransparencePrestataires/Sous-traitants ultérieurs (selon l'Annexe 2 AST)Transfert vers pays tiersDurée de conservationFacturationTéléphoneVoixexterneNuméro de téléphone (MSISDN)Enregistrement audio + transcription (activé par défaut)Annonce vocale initialeOpérateurs télécoms, modèles STT/TTS/VoixOui (certains modèles de voix)Audio 7 jours ; transcription selon § 9Minutes de conversationWhatsApp CallVoixexterneNuméro WhatsApp/téléphoneEnregistrement audio + transcription (activé par défaut)Annonce vocale/mention initialeMeta (WhatsApp), modèles télécoms/voixOuiAudio 7 jours ; transcription selon § 9Minutes de conversationWhatsAppTexteexterneNuméro WhatsApp/téléphone, nom de profilHistorique des messages comme protocoleMention dans le premier message/chatMeta (WhatsApp) ou fournisseur de solution WhatsApp BusinessOuiHistorique de messages selon § 9MessagesInstagramTexteexterneIdentifiant/ID Instagram, nom de profilHistorique des messages comme protocoleMention dans le premier message/chatMeta (Instagram)OuiHistorique de messages selon § 9MessagesWidget de chat webTexteexterneIdentifiant de session web/appareil/IPHistorique des messages comme protocoleMention visible dans la fenêtre de chatHébergement du widget web/CDNSelon prestataireHistorique de messages selon § 9 ; données de cookies/session uniquement dans la mesure nécessaireMessagesSlackTexteinterne (après connexion)ID utilisateur/Espace de travail SlackHistorique des messages comme protocoleMention lors de l’activation/premier messageSlack (Salesforce)Selon prestataireHistorique de messages selon § 9MessagesMS TeamsTexteinterne (après connexion)ID utilisateur/Tenant TeamsHistorique des messages comme protocoleMention lors de l’activation/premier messageMicrosoft (Teams)Selon prestataireHistorique de messages selon § 9Messages

Annexe : Modèle pour la politique de confidentialité du client

Cette section ne fait pas partie du contrat et constitue un modèle de texte non contraignant. Les clients utilisant anny AI sont tenus, conformément aux articles 13/14 du RGPD, de compléter leur politique de confidentialité par des informations relatives à l'utilisation de l'assistant IA sur les canaux activés. Le texte suivant peut servir de base et doit être adapté aux réalités particulières et aux canaux effectivement utilisés. Nous recommandons de faire procéder à une validation juridique par vos propres conseils.

Exemple de texte : Complément à la politique de confidentialité pour les utilisateurs de anny AI

Recours à anny AI (assistant basé sur l'IA via différents canaux de communication)

Pour la communication numérique avec nos clients et nos processus de planification/réservation, nous utilisons le produit anny AI, un service fourni par anny GmbH, Cäcilienstraße 30, 50667 Cologne (ci-après « anny »). anny AI peut être déployé via différents canaux, par ex. le téléphone, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, un widget de chat web sur notre site internet, ainsi que — à des fins internes — Slack ou MS Teams. Veuillez adapter cette liste aux canaux que vous utilisez réellement.

Qu'est-ce que anny AI ? anny AI est un portefeuille de produits et de fonctionnalités basés sur l'IA, destiné à traiter les demandes de manière automatisée et à soutenir les processus de réservation. Les interactions entrantes sont gérées automatiquement. Au début de l'interaction, vous êtes informé de manière appropriée selon le canal que vous communiquez avec un système d'IA (par une annonce pour les canaux vocaux, ou par un message informatif dans le chat pour les canaux textuels).

Quelles données sont traitées ?

Dans le cadre d'une interaction, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées selon le canal concerné :

• Votre identifiant propre au canal (par ex. numéro de téléphone ou de WhatsApp, identifiant Instagram, votre adresse IP et les données de session/appareil pour notre widget de chat web, ou votre ID utilisateur interne pour Slack/MS Teams)

• Le contenu des interactions (données vocales, textuelles ou de messages) que vous formulez lors de vos échanges avec l'assistant IA

• La date, l'heure et la durée de l'interaction

• Les transcriptions, historiques de messages et résumés générés par l'assistant IA

• Les données de réservation, dans la mesure où vous effectuez une réservation ou une demande de rendez-vous

• L'enregistrement de la conversation (audio), si vous utilisez un canal vocal et que la fonction d'enregistrement est activée

Finalité et base légale du traitement

Le traitement de vos données est effectué dans le but de traiter vos demandes, réservations ou autres sollicitations, et de garantir notre joignabilité via les canaux utilisés. La base légale est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD (exécution du contrat ou mesures précontractuelles) ainsi que l'art. 6, al. 1, let. f du RGPD (intérêt légitime pour une communication et une accessibilité efficaces).

Lorsqu'une conversation est enregistrée via un canal vocal, vous en êtes expressément averti au début et votre accord vous est demandé. La base légale de l'enregistrement est votre consentement conformément à l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD. Ce consentement peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir.

Si notre widget de chat web dépose des cookies ou utilise des technologies similaires qui ne sont pas strictement indispensables au fonctionnement, nous recueillons votre consentement conformément aux réglementations locales applicables (telles que la LHN/le TDDDG en Allemagne) et à l'art. 6, al. 1, let. a du RGPD.

Pour les canaux internes (Slack, MS Teams), l'utilisation vis-à-vis des collaborateurs est régie par la législation locale relative à la protection des données des employés (par ex. le § 26 de la BDSG en Allemagne / l'art. 88 du RGPD) ; des accords d'entreprise ou réglementations internes peuvent s'appliquer en complément.

Sous-traitance

Nous avons conclu un accord de sous-traitance de données avec anny GmbH conformément à l'art. 28 du RGPD.

Le traitement de vos données est effectué en principe au sein de l'Union européenne. Si, pour des raisons techniques, certaines fonctionnalités ou certains canaux (par ex. certains modèles linguistiques de voix ou les services de messagerie WhatsApp/Instagram) requièrent un traitement en dehors de l'UE, le transfert s'effectue sur la base de garanties appropriées au titre de l'art. 46 du RGPD (telles que des clauses contractuelles types de l'UE et des mesures de protection supplémentaires). Les autres stockages et traitements sont situés en Europe dans la mesure où cela est techniquement réalisable.

Durées de conservation

Vos données ne sont conservées que le temps nécessaire à la réalisation de l'objectif du traitement :

• Enregistrements d'appels (audio, uniquement pour les canaux vocaux) : suppression automatique après 7 jours, sauf réglage différent configuré par le client

• Transcriptions, historiques de messages et de conversations : suppression conformément aux délais fixés contractuellement ; au plus tard 60 jours après la fin du contrat, sous réserve d’obligations de conservation légales contraires

• Données de réservation : conformément aux durées de conservation générales de notre politique de confidentialité

Prise de décision automatisée

L'assistant IA ne prend pas de décisions entièrement automatisées au sens de l'art. 22 du RGPD produisant des effets juridiques à votre encontre ou vous affectant de manière similaire de façon significative. Les demandes de réservation enregistrées par l'assistant sont traitées ultérieurement par notre système ; vous pouvez nous contacter à tout moment pour corriger ou annuler une action.

Vos droits

Vous disposez à tout moment, à l'égard de notre structure en tant que responsable du traitement, d'un droit d'accès (art. 15 du RGPD), de rectification (art. 16 du RGPD), de suppression (art. 17 du RGPD), de limitation du traitement (art. 18 du RGPD) ainsi que d'un droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD). Dans la mesure où le traitement repose sur notre intérêt légitime, vous disposez d'un droit d'opposition conformément à l'art. 21 du RGPD. Pour exercer vos droits, veuillez contacter : [Nom de l'entreprise], [Adresse e-mail de contact pour la protection des données de l'entreprise]

Vous avez par ailleurs le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données. L'autorité de contrôle compétente pour vous est : [Autorité de contrôle de la protection des données compétente pour votre situation]

Fin du modèle — à adapter à vos caractéristiques propres et à faire valider juridiquement

Accord de Sous-Traitance (AST) — anny AI

conformément à l'art. 28 du RGPD

entre

le client (ci-après « Responsable du traitement ») — identifié par les coordonnées renseignées dans le compte anny —

et

anny GmbH, Cäcilienstraße 30, 50667 Cologne (ci-après « Sous-traitant » ou « anny »)

— ensemble les « Parties » —

Le présent AST fait partie intégrante de l'Accord Complémentaire anny AI et prend effet lors de l'activation de anny AI par le client. Il précise les obligations des parties en matière de protection des données dans le cadre de l'utilisation de anny AI. anny AI peut être fourni via divers canaux de communication (« canaux ») (par ex. téléphone, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, widget de chat web, Slack, MS Teams). Les canaux activés résultent de la configuration choisie par le client. Lorsqu'un canal vocal (notamment le cas d'usage téléphonique) est activé, les traitements spécifiques liés à la voix ou au téléphone s'appliquent (notamment la réception d'appels, la transcription, les modèles de voix et la téléphonie) ; lorsque les canaux textuels sont activés, les traitements liés aux messages s'appliquent de manière correspondante.

Art. 1 Objet et durée du traitement

(1) anny traite pour le compte du Responsable du traitement les données à caractère personnel générées dans le cadre de l'utilisation de anny AI via les canaux activés. L'objet du traitement est défini par l'Accord Complémentaire anny AI.

(2) La durée du traitement correspond à la durée de l'Accord Complémentaire anny AI. À la fin de l'Accord Complémentaire, les données à caractère personnel seront supprimées ou restituées conformément à l'art. 7 du présent AST.

Art. 2 Nature et finalité du traitement

(1) anny traite les données à caractère personnel exclusivement aux fins de la fourniture de anny AI, à savoir notamment :

• La réception et le traitement des interactions entrantes (appels et/ou messages) par l'assistant IA via les canaux activés (y compris le cas d'usage téléphonique)

• La création et la conservation de transcriptions, d'historiques de messages et de conversations, ainsi que de résumés

• Le traitement et la transmission des demandes de réservation à la plateforme de réservation anny

• L'envoi de confirmations de réservation aux utilisateurs (par ex. SMS de confirmation pour les canaux vocaux ou message de confirmation sur le canal textuel correspondant)

• La mise à disposition de protocoles d'interaction/de conversation dans l'espace d'administration anny du Responsable du traitement

• L'enregistrement facultatif des appels pour les canaux vocaux (si activé)

• L'exploitation, la maintenance et la garantie de disponibilité de la plateforme

(2) Aucun traitement à d'autres fins — notamment pour les besoins marketing de anny, pour transmission à des tiers ou pour l'entraînement de modèles d'IA — n'est effectué.

Art. 3 Catégories de données à caractère personnel

Dans le cadre de la sous-traitance, les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées selon le canal activé :

Catégorie de donnéesPersonnes concernéesIdentifiant spécifique au canal (numéro de téléphone/WhatsApp/MSISDN, identifiant/ID Instagram, identifiant de session web/appareil/IP, ID utilisateur Slack/Teams)UtilisateursDonnées de profil du canal concerné (par ex. nom de profil sur WhatsApp/Instagram)UtilisateursContenus d'interaction (données vocales, transcriptions, historiques de messages et de conversations, résumés)UtilisateursDonnées de réservation (date, heure, prestation, nom)Utilisateurs / RéservantsMétadonnées d'interaction/appel (date, heure, durée)UtilisateursEnregistrements d'appels (audio, si activés sur les canaux vocaux)AppelantsDonnées du widget web (adresse IP, données d'appareil/cookies/session)Visiteurs du site webID utilisateurs internes et données des collaborateurs associées (canaux internes Slack/MS Teams)Collaborateurs du Responsable du traitementDonnées de configuration (prompts, base de connaissances, messages d'accueil)Clients (Responsables du traitement)Coordonnées du clientResponsables du traitement / leurs collaborateurs

Dans le cadre de l'utilisation, des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 du RGPD peuvent apparaître de manière fortuite (notamment par saisie libre de texte ou de voix par les utilisateurs). Le Responsable du traitement demeure garant de la base légale et de la licéité de ce traitement. anny traite ces données exclusivement dans le cadre d'instructions documentées et en appliquant des mesures de protection techniques et organisationnelles renforcées conformément à l'art. 32 du RGPD.

Art. 4 Catégories de personnes concernées

• Les utilisateurs des canaux externes (clients finaux et autres personnes qui interagissent avec l'assistant IA du Responsable du traitement via un canal externe — par ex. téléphone, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram)

• Les visiteurs du site internet du Responsable du traitement qui utilisent le widget de chat web

• Les collaborateurs et autres personnes internes autorisées du Responsable du traitement qui utilisent les canaux internes (notamment Slack, MS Teams)

• Les collaborateurs et mandataires du Responsable du traitement qui utilisent l'interface de configuration

Art. 5 Obligations de anny en tant que sous-traitant

(1) Respect des instructions. anny traite les données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du Responsable du traitement. Les instructions du Responsable du traitement découlent de l'Accord Complémentaire anny AI ainsi que d'autres instructions écrites ou électroniques spécifiques. Si anny estime qu'une instruction constitue une violation du droit de la protection des données, elle en informe immédiatement le Responsable du traitement.

(2) Confidentialité. anny s'assure que toutes les personnes autorisées à traiter les données se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale de confidentialité appropriée.

(3) Mesures techniques et organisationnelles. anny prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'art. 32 du RGPD afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Les mesures applicables au moment de la conclusion du contrat sont décrites à l'Annexe 1 du présent AST. anny est autorisée à adapter ces mesures à condition de ne pas réduire le niveau général de sécurité.

(4) Sous-traitants ultérieurs. anny fait appel à des sous-traitants ultérieurs pour la fourniture des prestations conformément à l'art. 6 du présent AST.

(5) Assistance au Responsable du traitement. anny assiste le Responsable du traitement — dans la mesure du possible et de ce qui est raisonnablement exigible — dans le respect de ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité des données, notification des violations de données, analyses d'impact relatives à la protection des données, consultation préalable) ainsi que pour répondre aux demandes des personnes concernées concernant l'exercice de leurs droits selon les articles 12 à 22 du RGPD.

(6) Notification des violations de données. anny notifie au Responsable du traitement toute violation de la sécurité des données à caractère personnel survenant de son côté, dans les meilleurs délais et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est envoyée à l'adresse e-mail du Responsable du traitement renseignée sur le compte anny. anny fournit au Responsable du traitement les informations nécessaires pour effectuer une éventuelle notification auprès de l'autorité de contrôle.

(7) Suppression et restitution. À la fin du traitement, anny supprime ou restitue les données à caractère personnel, au choix du Responsable du traitement, à moins qu'une obligation légale de conservation ne s'impose. L'art. 7 en précise les modalités.

(8) Informations et contrôles. anny met à la disposition du Responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour apporter la preuve du respect des obligations prévues à l'art. 28 du RGPD et permet la réalisation d'audits — y compris d'inspections — par le Responsable du traitement ou un auditeur désigné par ce dernier. Le Responsable du traitement informe anny au moins 4 semaines à l'avance de la réalisation d'un audit. Les contrôles ne doivent pas perturber de manière disproportionnée l'exploitation courante. Les coûts de l'audit sont à la charge du Responsable du traitement ; pour les audits réalisés par des tiers, anny peut demander le remboursement des frais de gestion additionnels.

Art. 6 Sous-traitants ultérieurs

(1) Le Responsable du traitement accorde par les présentes à anny une autorisation générale quant au recours aux sous-traitants ultérieurs listés à l'Annexe 2. L'Annexe 2 est structurée selon les types de canaux et est complétée au fur et à mesure de l'intégration de nouveaux canaux.

(2) anny conclut avec chaque sous-traitant ultérieur un contrat lui imposant des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles prévues à la charge de anny au titre du présent AST (art. 28, al. 4 du RGPD).

(3) Si anny envisage d'intégrer un nouveau sous-traitant ultérieur ou d'en remplacer un existant, elle en informe le Responsable du traitement au moins 30 jours à l'avance par écrit. Le Responsable du traitement peut s'opposer à ce changement pour des motifs sérieux et documentés relatifs à la protection des données, sous 14 jours après notification. À défaut d'accord, le Responsable du traitement est en droit de résilier l'Accord Complémentaire anny AI de manière extraordinaire.

(4) anny demeure pleinement responsable vis-à-vis du Responsable du traitement de l'exécution de ses obligations de protection des données par les sous-traitants ultérieurs.

Art. 7 Suppression et restitution des données

(1) À la fin de l'Accord Complémentaire anny AI, anny supprime l'ensemble des données à caractère personnel du Responsable du traitement et de ses utilisateurs, sauf obligations légales de conservation contraires. La suppression intervient au plus tard 60 jours après la date de fin de contrat.

(2) Sur demande, anny fournit au Responsable du traitement, sous 30 jours après la fin du contrat, un export des données de configuration (base de connaissances, prompts, réglages) dans un format standard lisible par machine.

(3) Durant la relation contractuelle, les durées de conservation standard fixées au § 9 de l'Accord Complémentaire anny AI s'appliquent, à moins qu'une instruction divergente ne soit fournie par le Responsable du traitement.

(4) Pour des raisons techniques liées aux sauvegardes, les données personnelles figurant dans les sauvegardes sont écrasées lors du cycle de sauvegarde régulier suivant, au plus tard sous 35 jours. Durant cette période, elles sont bloquées pour tout traitement actif.

Art. 8 Lieu du traitement

(1) En principe, anny traite les données à caractère personnel au sein de l'Union européenne.

(2) Dans la mesure où certains sous-traitants ultérieurs effectuent un traitement hors de l'UE, cela s'effectue exclusivement sur la base de garanties appropriées au sens de l'art. 46 du RGPD, notamment les clauses contractuelles types de l'UE (SCC) dans leur version en vigueur, ainsi que de mesures techniques supplémentaires. Sont principalement concernés :

• certains fournisseurs de modèles de voix (Speech-to-Text, Text-to-Speech et IA pour les canaux vocaux) qui ne sont techniquement disponibles qu'avec un hébergement aux États-Unis ;

• la connexion aux canaux de messagerie WhatsApp et Instagram via Meta Platforms, pour lesquels un traitement hors de l'UE (notamment aux États-Unis) peut intervenir ;

• le cas échéant, les fournisseurs des canaux internes (Slack/Salesforce, Microsoft/Teams) ainsi que l'hébergement du widget web et son CDN.

Le reste du stockage et des traitements est situé au sein de l'UE dans la mesure où cela est techniquement possible. Les transferts spécifiques et les garanties souscrites sont mentionnés à l'Annexe 2.

Art. 9 Exclusion d'utilisation pour l'entraînement

anny et les sous-traitants ultérieurs qu'elle engage n'utilisent pas les données personnelles du Responsable du traitement ni de ses utilisateurs pour l'entraînement, l'optimisation (fine-tuning), l'évaluation ou l'amélioration générale de modèles d'IA globale dont bénéficieraient d'autres clients ou des tiers. anny le garantit par des accords contractuels correspondants conclus avec ses sous-traitants (notamment via des configurations « Zero Data Retention » / « No Training » auprès des fournisseurs d'IA, lorsqu'elles sont disponibles).

Art. 10 Obligations du Responsable du traitement

(1) Le Responsable du traitement est seul garant de la licéité des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de anny AI. Cela englobe notamment :

• le respect des obligations d'information selon l'art. 13/14 du RGPD vis-à-vis des utilisateurs (anny fournit à cet effet un modèle de texte en annexe au présent Accord Complémentaire)

• l'existence d'une base légale appropriée pour chaque traitement effectué

• le respect des exigences légales locales (telles que le § 201 StGB en Allemagne) lors de l'activation de l'enregistrement des appels sur les canaux vocaux (obtention préalable du consentement des appelants)

• en cas d'utilisation d'un widget de chat web, le respect des réglementations régissant les cookies et technologies assimilées (comme le § 25 TDDDG en Allemagne) ainsi que l'obtention éventuelle du consentement requis

• pour les canaux internes (Slack, MS Teams), le respect des obligations liées à la protection des données des collaborateurs (notamment le § 26 de la BDSG en Allemagne / l'art. 88 du RGPD) ainsi que des droits de cogestion du comité d'entreprise

• le respect des chartes d'utilisation et règles de plateforme dictées par les fournisseurs de canaux respectifs

• la réponse aux demandes formulées par les personnes concernées en vertu des articles 12 à 22 du RGPD

(2) Le Responsable du traitement formule ses instructions quant au traitement des données personnelles par écrit (un e-mail suffit). Les consignes verbales doivent être confirmées par écrit dans les plus brefs délais.

(3) Le Responsable du traitement informe sans délai anny s'il constate des erreurs ou anomalies dans le traitement des données personnelles effectué par anny.

Art. 11 Responsabilité

La responsabilité des parties en cas de violation des règles relatives à la protection des données est régie par les dispositions légales (notamment l'art. 82 du RGPD) ainsi que par les clauses de responsabilité définies dans l'Accord Complémentaire anny AI. Les règles de responsabilité impératives en la matière restent inchangées. Dans les rapports internes entre les parties, chaque partie répond de la part de dommage qui lui est imputable.

Art. 12 Dispositions finales

(1) Le présent AST prévaut sur les dispositions de l'Accord Complémentaire anny AI pour toutes les questions relevant de la protection des données.

(2) Toute modification du présent AST requiert la forme écrite. anny peut ajuster cet AST moyennant un préavis de 30 jours, dès lors que ces modifications s'avèrent nécessaires afin de se conformer à de nouvelles exigences légales ou d'autorités de contrôle, ou n'altèrent pas le niveau général de protection garanti au Responsable du traitement.

(3) L'éventuelle nullité de l'une des clauses du présent AST n'entache pas la validité des autres dispositions.

(4) Le droit allemand est applicable. Le tribunal compétent est celui de Cologne.

Anlage 1 : Mesures techniques et organisationnelles (TOM)

Les mesures décrites ci-dessous reflètent la situation au moment de la signature du contrat. anny actualise continuellement ses TOM.

1. Contrôle d'accès physique

• Infrastructures serveurs hébergées au sein de centres de données certifiés en UE

• Accès aux salles serveurs strictement limité au personnel dûment habilité

2. Contrôle de l'accès logique

• Accès aux environnements de production exclusivement via tunnels sécurisés cryptés (VPN / SSH)

• Double authentification systématique requise pour l'ensemble des accès d'administration

• Attribution des rôles et droits d’accès basée sur le strict besoin d'en connaître (Principle of Least Privilege)

3. Contrôle des droits d'utilisation des données

• Cloisonnement logique étanche : isolation technique réciproque des données de chaque client

• Traçabilité et journalisation des interventions d'administration touchant aux données personnelles

4. Contrôle de séparation

• Les données à caractère personnel de clients distincts font l'objet d'un traitement et d'un stockage isolés techniquement

• Séparation logique absolue entre les environnements de test et de production

5. Pseudonymisation

• Les métadonnées d'interaction et d'appel sont stockées de façon pseudonymisée en interne, pour autant que cela s'accorde avec la finalité du traitement

6. Intégrité des données

• Chiffrement des données à caractère personnel lors de leur transfert (protocole TLS 1.2 ou version supérieure)

• Chiffrement des données stockées (via AES-256 ou protocole équivalent)

7. Disponibilité et résilience

• Sauvegardes automatisées récurrentes

• Architecture système hautement disponible et redondée (SLA de 99,0 % sur l'année)

• Procédures d’urgence et plans de reprise d'activité consignés et régulièrement testés

8. Gestion de la protection des données

• Désignation d'un Délégué à la Protection des Données (si les conditions légales le requièrent)

• Actions régulières de sensibilisation et formation du personnel en matière de protection des données

• Dispositif d'identification et de signalement des violations de données opérationnel

9. Mesures spécifiques aux canaux de communication

• Widget de chat web : intégration hautement sécurisée du module, pare-feux contre attaques Cross-Site-Scripting/Content-Injection, limitation de la collecte de cookies/données de sessions au strict nécessaire

• Réseaux et messageries tierces (WhatsApp, Instagram) : liaison directe via canaux API officiels et protégés par l'éditeur ; chiffrement des flux selon préconisations techniques requises

• Espaces collaborateurs internes (Slack, MS Teams) : pont logiciel officiel via module app/bot officiel avec authentification renforcée et contrôle natif des privilèges d'accès

Annexe 2 : Liste des sous-traitants ultérieurs

Version : Juin 2026. anny apporte les informations de modification sous l'égide de l'art. 6 al. 3 de cet AST. La mention « Canal » pointe le vecteur technique associé ; « tous » recouvre un outil transverse global. Cette nomenclature est tenue à jour suite au déploiement de tout nouveau moyen technique.

Sous-traitant ultérieurFonctionCanalSiège socialTransfert vers pays tiersGarantiesDialogine GmbHPile technique d'exploitation de la plateforme d'assistants IA, gestion vocale et textuelle, routagetousCologne, Allemagne (UE)Oui, selon la sélection de certains modèles/canauxEU-SCC

La liste des prestataires fait l'objet d'actualisations continues. Tout changement se conforme aux règles de l'art. 6 al. 3 du présent AST.

Version : Juin 2026

anny GmbH · Cäcilienstraße 30 · 50667 Cologne · anny.co

Le présent AST est pleinement opposable et d'application dès que l'activation de anny AI est validée par le client. Aucune signature physique distincte n'est requise ; la validation enregistrée dans la console d'administration de anny vaut engagement contractuel.