Le système de réservation pour les services aux citoyens, avec prise de rendez-vous et appel
Gérez les rendez-vous, les visiteurs sans rendez-vous et les ressources de guichet dans un seul système. Conforme au RGPD, accessible et intégrable à M365 ainsi qu’aux applications métier. Ainsi, le contact citoyen devient équitable, transparent et planifiable.
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Fini les temps d’attente, place à une planification fiable au bureau des citoyens.
Sans système centralisé, les rendez-vous et les visiteurs sans rendez-vous se retrouvent sans coordination, ce qui surcharge vos guichets, votre personnel et met les nerfs à rude épreuve.
Des flux mal définis entraînent des couloirs bondés et une surcharge aux guichets
Sans pilotage, les durées de traitement varient fortement et des engorgements apparaissent. Les collaborateurs doivent prioriser dans l’urgence, les citoyennes et citoyens attendent plus longtemps et la qualité de service en pâtit.
Les ruptures de flux et l’absence d’intégration augmentent les efforts nécessaires.
Les réservations par téléphone, e-mail et en accueil sans rendez-vous, sans connexion aux calendriers et aux systèmes métier, entraînent des doubles saisies et des erreurs. Vous manquez d’une vue d’ensemble sur le taux d’occupation, les no-shows et les temps de service.
Des fonctionnalités qui rapprochent les citoyens et l’administration
De la prise de rendez-vous accessible au système d’appel, jusqu’à la planification des guichets et des ressources. Le tout dans un seul système, conforme à la protection des données et intégrable.
Prise de rendez-vous centralisée avec règles et vérification des documents
Réservations structurées avec des catégories, des filtres par lieu et par ressource, ainsi que des champs de formulaire personnalisés. Les capacités, les limites par personne, les délais de préavis et les temps tampon garantissent des processus fiables.
Des rappels automatiques réduisent les absences
Paiement en ligne optionnel avec reçu
Des e-mails clairs envoyés sous votre propre nom
Gestion des files d’attente et affichage d’appel en mode hybride
Accueils sans rendez-vous et rendez-vous en parfaite harmonie : attribuez, appelez et priorisez dans un seul flux. Le suivi en direct dans la salle d’attente crée de la transparence, tandis que vos collaborateurs pilotent le tout de manière équitable et flexible.
Check-in et check-out
Priorités comme Express ou urgences
Notifications lors de l’appel
Gardez une vue d’ensemble sur la planification des ressources, des salles et des guichets
Attribuez de manière ciblée les salles, guichets et équipements, y compris les fonctionnalités d’accessibilité et les disponibilités multiples. Vous augmentez ainsi le taux d’occupation et réduisez les déplacements.
Planification des équipes et planification hebdomadaire
Pools de capacité partagés, par ex. des guichets citoyens mobiles
Affectation automatique via les dépendances
Intégration, protection des données et reporting pour les collectivités locales
Intégration fluide avec Exchange et M365, des API vers vos systèmes métiers ainsi que le Single Sign-On et la gestion des rôles et des droits. Des tableaux de bord et des exports apportent de la transparence pour le pilotage et le contrôle.
Délais de suppression personnalisés et outils RGPD
Synchronisation Outlook sans double saisie
Indicateurs fiables sur les no-shows et les temps de service
Cas d’utilisation pour les guichets citoyens et les administrations municipales
Aperçus sectoriels
Pourquoi la prise de rendez-vous numérique et la gestion des files d'attente transforment le service aux citoyens
Les citoyennes et citoyens attendent aujourd’hui engagement, transparence et liberté de choix. Les publics plus jeunes réservent volontiers en ligne plutôt que d’appeler, souhaitent voir les créneaux disponibles et recevoir des confirmations fiables. Dans le même temps, les administrations doivent rester équitables : les personnes qui se présentent spontanément ne doivent pas être laissées de côté. Une approche moderne associe donc des créneaux planifiables à un accueil maîtrisé des visiteurs sans rendez-vous. Cela apporte plus de calme dans la zone d’attente, réduit l’incertitude et améliore la qualité de service. Les données sur le taux d’occupation, les no-shows ou les temps de service permettent une planification prévisionnelle du personnel, en particulier lors des pics saisonniers. Des accès à faible barrière et des informations claires renforcent la participation. La mobilité gagne elle aussi en importance : des antennes temporaires et des bureaux mobiles de services aux citoyens élargissent l’accessibilité sans perdre le pilotage.
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Quand anny est-il le meilleur système de réservation pour mon service aux citoyens ?
Si vous proposez plusieurs services avec des durées différentes, que vous souhaitez gérer en parallèle les accueils sans rendez-vous et les rendez-vous, et connecter M365 ou vos systèmes métiers, anny révèle tout son potentiel. La solution est particulièrement pertinente à partir de plusieurs guichets ou sites, en cas de temps d’attente perceptibles et lorsque la transparence dans l’espace d’attente est requise.
À partir de quand un système de réservation devient-il rentable pour les services aux citoyens ?
À partir d’environ 50 rendez-vous par jour, d’un taux de non-présentation supérieur à 5 % ou de files d’attente peu claires, un système de réservation devient rapidement rentable. Même en cas de pics saisonniers, de services citoyens mobiles ou de remplacements entre sites, vous gagnez en prévisibilité, en meilleure utilisation des ressources et en citoyens et citoyennes mesurablement plus satisfaits.
Comment fonctionne concrètement le mode hybride entre rendez-vous et accueil sans rendez-vous ?
Les rendez-vous réservés se déroulent dans des créneaux prévisibles, tandis que les visites sans rendez-vous sont traitées dans un ordre équitable, avec des priorités comme Express ou Urgence. Vos collaborateurs appellent les personnes, les orientent vers le guichet approprié et suivent la charge en temps réel. Dans la zone d’attente, les usagers visualisent l’avancement et se présentent au guichet au bon moment.
anny est-il conforme au RGPD et comment intégrons-nous M365 et les applications métier ?
Oui. Des concepts de rôles et de droits, des délais de suppression personnalisés, des réservations anonymes et des processus documentaires juridiquement sécurisés renforcent votre conformité. La synchronisation Exchange et Microsoft 365 évite les doubles saisies ; les API et les webhooks intègrent vos systèmes métiers. Ainsi, vos données restent cohérentes, sécurisées et à jour.
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